3.1 Cấp hóa đơn điện tử

Mục đích

Cho phép kế toán cấp hóa đơn cho phụ huynh ngay sau khi thu tiền xong.

Các bước thực hiện

Đơn vị cần kết nối phần mềm hóa đơn điện tử meInvoice, Khởi tạo mẫu hóa đơn và cài đặt công cụ ký điện tử để thực hiện cấp hóa đơn điện tử.

1. Sau khi thực hiện thu tiền xong, anh/chị vào Quản lý thu\Hóa đơn, tại đây phần mềm lấy lên thông tin học sinh đã thu tiền.
2. Sử dụng Bộ lọc để tìm kiếm nhanh thông tin học sinh với khoản thu tương ứng để cấp hóa đơn.
   
   • Tìm kiếm theo Đợt thu hoặc Thời gian thu tiền. (Chọn đợt thu hoặc khoản thu tương ứng)
   • Chọn Phạm vi (Toàn trường; Khối; Lớp)
     
   • Hoặc lọc theo trạng thái hóa đơn.

Cấp hóa đơn

1. Tích chọn một hoặc nhiều học sinh có khoản thu tương ứng cần cấp hóa đơn. Nhấn Cấp hóa đơn để cấp hóa đơn cho nhiều học sinh cùng lúc.
   Hoặc biểu tượng bên dưới tại dòng tên học sinh để cấp hóa đơn cho chính học sinh đó.
   
2. Phần mềm tự động lấy lên 1 số thông tin cấp phát và thông tin hoá đơn. Anh/chị nhấn Cập nhật để cập nhật Ký hiệu/Ngày hóa đơn cho tất cả học sinh.
   
3. Nhấn Lưu.

Lưu ý: Trường hợp anh/chị chưa thực hiện Kết nối meInvoice và Khởi tạo mẫu hóa đơn, phần mềm hiển thị thông báo như sau:

Cấp chung số hóa đơn

Trường hợp kế toán muốn gộp chung nhiều đợt thu vào một hóa đơn, anh/chị thực hiện cấp chung số hóa đơn.

1. Tích chọn một hoặc nhiều học sinh có đợt thu tương ứng cần cấp chung số hóa đơn. Nhấn Cấp chung số HĐ.
   
2. Phần mềm tự động lấy lên 1 số thông tin cấp phát và thông tin hoá đơn. Anh/chị nhấn Cập nhật để cập nhật Ký hiệu/Ngày hóa đơn cho tất cả học sinh.
   
3. Nhấn Lưu

Xem hóa đơn

1. Nhấn Xem toàn bộ hóa đơn hoặc biểu tượng đôi mắt để xem hóa đơn vừa lập.
   
2. Phần mềm trả về hóa đơn vừa thiết lập.
   

Gửi hóa đơn cho phụ huynh

1. Tại menu Quản lý thu\Hóa đơn 2. Tích chọn học sinh muốn gửi hóa đơn, chọn biểu tượng 3 chấm, chọn Gửi hóa đơn cho phụ huynh3. Hoặc chọn Gửi hóa đơn cho phụ huynh để gửi cho nhiều lớp trong 1 lần gửi, tích chọn lớp muốn gửi hóa đơn, chọn Gửi4. Lúc này thì email của phụ huynh sẽ nhận được thông báo đã thu tiền

Sắp xếp thứ tự các cột

1. Để sắp xếp lại thứ tự hiển thị các cột giúp anh/chị thuận tiện theo dõi, anh/chị nhấn vào biểu tượng tượng thiết lập.
2. Tích chọn những cột thông tin muốn hiển thị và kéo thả để thay đổi vị trí hiển thị.
3. Nhấn Lưu. 
   

Lưu ý: Những cột có dấu tích màu trắng là những cột do phần mềm mặc định hiển thị trên danh sách, không được thay đổi hiển thị.

Câu hỏi thường gặp

1. Làm thế nào để chuyển đổi sử dụng hóa đơn điện tử theo NĐ123/2020/NĐ-CP?
2. Làm thế nào để cấp hóa đơn cho khoản thu?

Xem thêm câu hỏi thường gặp tại đây.