I. Tổng quan
Bài viết này giúp các trường thực hiện chuyển đổi, gộp và quản lý dữ liệu trên MISA EMIS khi có hoạt động sáp nhập trường. Nội dung áp dụng cho trường hợp một trường sáp nhập vào trường khác hoặc nhiều trường sáp nhập để thành lập trường mới, bao gồm các trường cùng cấp, khác cấp hoặc có nhiều điểm trường. Việc sáp nhập cần được thực hiện theo đúng mô hình tổ chức, xác định rõ trường nguồn và trường đích, đồng thời rà soát, chuẩn hóa dữ liệu trước khi chuyển đổi để đảm bảo dữ liệu đầy đủ, chính xác và không bị trùng lặp.
II. Quy trình chuyển đổi, sáp nhập trường trên MISA EMIS
Quy trình chuyển đổi, sáp nhập trường trên MISA EMIS được thực hiện tùy theo cấp học, mô hình tổ chức sau sáp nhập và phương án quản lý dữ liệu của nhà trường.
Trường hợp 1: A và B là 2 trường cùng cấp, đều đang dùng MISA EMIS
Áp dụng khi Trường A và Trường B cùng cấp học, đều đang sử dụng MISA EMIS và thực hiện một trong các phương án:
- Trường A sáp nhập vào Trường B.
- Trường A và Trường B sáp nhập để thành lập Trường C.
Bước 1: Tiếp nhận và xác định thông tin sáp nhập
Bộ phận Kinh doanh/Tư vấn tiếp nhận yêu cầu của nhà trường và xác định:
- Trường bị sáp nhập.
- Trường nhận sáp nhập.
- Trường mới, nếu có.
- Các phân hệ cần chuyển đổi dữ liệu.
- Phương án quản lý dữ liệu sau sáp nhập.
Lưu ý: Nếu Trường A và B sáp nhập để tạo thành trường C thì cần thêm Trường C và danh sách khách hàng và mua GPSD mới cho trường C.
Bước 2: Xuất dữ liệu từ các trường
Hướng dẫn Trường A và Trường B xuất dữ liệu danh mục tại các phân hệ đang sử dụng, ví dụ:
- Danh mục thiết bị.
- Danh mục kho, phòng.
- Danh mục khoản thu.
- Danh mục loại sách.
- Danh mục biên mục sách.
- Danh mục lớp học.
- Danh sách học sinh, bạn đọc và cán bộ nhân viên.
Nhà trường chỉ cần xuất các danh mục và dữ liệu có nhu cầu chuyển sang trường nhận sáp nhập hoặc trường mới.
Bước 3: Chuẩn hóa dữ liệu trước khi nhập khẩu
Trước khi nhập dữ liệu vào Trường B hoặc Trường C, nhà trường cần rà soát và chuẩn hóa các thông tin có khả năng trùng lặp.
Một số nội dung cần lưu ý:
- Phân biệt dữ liệu: Bổ sung tiền tố/hậu tố vào Tên hoặc Mã (ví dụ: Mã kho, Mã khoản thu) để nhận diện dữ liệu giữa các trường/điểm trường.
- Thống nhất mã vật tư: Nếu cùng một thiết bị/biên mục có nhiều mã khác nhau, phải quy về một mã duy nhất (ưu tiên lấy Trường B làm gốc tương tự trường hợp Trường B nhận điều chuyển thiết bị/sách sang từ Trường A) để đảm bảo tổng hợp số liệu chính xác.
- Tránh trùng mã đối tượng: Nếu các đối tượng khác nhau đang trùng mã (ví dụ: Mã học sinh), cần chuẩn hóa lại trên Excel theo quy tắc của Trường B trước khi nhập khẩu.
Bước 4: Nhập khẩu dữ liệu vào trường đích
Sau khi chuẩn hóa, nhà trường thực hiện nhập khẩu các danh mục vào phân hệ tương ứng tại:
- Trường B, nếu Trường A sáp nhập vào Trường B.
- Trường C, nếu Trường A và Trường B sáp nhập để thành lập trường mới.
Sau khi nhập khẩu, trường đích có thể quản lý chung danh mục và dữ liệu của các trường trước sáp nhập.
Bước 5: Kiểm tra dữ liệu sau khi nhập khẩu
Nhà trường cần kiểm tra:
- Dữ liệu đã nhập có đầy đủ không.
- Mã danh mục có bị trùng không.
- Dữ liệu thiết bị, sách, khoản thu và học sinh có chính xác không.
- Các điểm trường hoặc cơ sở đã được phân biệt rõ chưa.
- Người dùng và quyền sử dụng có cần cập nhật không.
Lưu ý: Trong thời gian chuyển đổi, Trường A và Trường B vẫn có thể tiếp tục sử dụng MISA EMIS nếu GPSD/thuê bao còn hiệu lực.
Trường hợp 2: A và B là 2 trường khác cấp, đều đang dùng MISA EMIS, Trường A sáp nhập vào trường B
Khi Trường A và Trường B khác cấp học, đều đang sử dụng MISA EMIS và thực hiện sáp nhập vào Trường B hoặc thành lập Trường C.
Bước 1: Xác định yêu cầu sáp nhập
Ở bước này anh/chị cần xác định:
- Tên trường bị sáp nhập.
- Tên trường nhận sáp nhập.
- Cấp học của từng trường.
- Trường mới nếu có.
- Các phân hệ và dữ liệu cần chuyển đổi.
Lưu ý: Nếu Trường A và Trường B thành lập Trường C, anh/chị cần đăng ký tài khoản MISA EMIS mới cho Trường C.
Bước 2: Liên hệ bộ phận hỗ trợ khách hàng của MISA
Bộ phận Kinh doanh/Tư vấn tạo mã JIRA yêu cầu hỗ trợ sáp nhập dữ liệu, trong đó cần cung cấp chính xác:
- Tên và mã QHNS của Trường A.
- Tên và mã QHNS của Trường B.
- Tên và mã QHNS của Trường C, nếu có.
- Phương án sáp nhập.
- Phạm vi dữ liệu cần gộp.
- Thời gian dự kiến thực hiện.
Mã JIRA cần đính kèm một trong các tài liệu sau:
- Quyết định sáp nhập của cơ quan có thẩm quyền.
- Phiếu yêu cầu có xác nhận của khách hàng.
- Văn bản làm căn cứ đối chiếu thông tin sáp nhập.
Bước 3: Hỗ trợ kỹ thuật thực hiện gộp dữ liệu
Bộ phận Hỗ trợ kỹ thuật căn cứ thông tin trên mã JIRA để lựa chọn đúng các trường trên công cụ sáp nhập và thực hiện gộp dữ liệu. Sau khi hoàn tất, cập nhật kết quả bằng cách bình luận trên mã JIRA.
Sau khi gộp dữ liệu, Trường B có thể quản lý dữ liệu của Trường A; hoặc Trường C có thể quản lý dữ liệu của cả Trường A và Trường B.
Trường A và Trường B vẫn có thể sử dụng MISA EMIS bình thường cho đến khi giấy phép sử dụng hoặc thuê bao hết hiệu lực.
