[EMIS Thư viện] Làm thế nào khi xóa phiếu xuất sách hoặc xóa, sửa sách trong phiếu suất sách báo lỗi đã phát sinh số ĐKCB thay thế?

1. Tổng quan

Khi thực hiện xóa phiếu xuất sách hoặc xóa, sửa sách trong phiếu xuất sách, phần mềm có thể hiển thị thông báo:

• “Bạn không thể sửa/xóa sách… do đã phát sinh số ĐKCB thay thế tại phiếu nhập…”; hoặc
• “Không thể xóa phiếu xuất do sách… – số ĐKCB… đã phát sinh số đăng ký cá biệt thay thế.”

Lỗi này thường xảy ra khi số đăng ký cá biệt (ĐKCB) của sách đã xuất được sử dụng lại cho một cuốn sách khác, dẫn đến trùng số ĐKCB khi hệ thống khôi phục sách về thư viện.

Bài viết này hướng dẫn nguyên nhân phát sinh lỗi đã phát sinh số ĐKCB thay thế, cách kiểm tra số ĐKCB bị trùng và cách xử lý để tiếp tục xóa phiếu xuất sách hoặc sửa sách trong phiếu xuất sách.

2. Nguyên nhân

Sau khi xuất sách khỏi thư viện, anh/chị đã thực hiện sửa hoặc đánh lại số đăng ký cá biệt cho một cuốn sách khác bằng chính số ĐKCB của cuốn sách đã xuất.

Khi anh/chị thực hiện xóa phiếu xuất sách hoặc xóa, sửa sách trong phiếu xuất sách, hệ thống sẽ khôi phục sách đã xuất về trạng thái còn trong thư viện. Lúc này, số đăng ký cá biệt của sách được khôi phục sẽ bị trùng với số ĐKCB đang tồn tại trên hệ thống nên phần mềm không cho phép thực hiện thao tác để đảm bảo dữ liệu không bị trùng lặp.

Ví dụ:

• Sách Văn mẫu lớp 3 có số ĐKCB là STK00123.
• Anh/chị thực hiện xuất sách này do sách rách nát hoặc lạc hậu.
• Sau đó, anh/chị sửa số ĐKCB của sách 250 bài tập trắc nghiệm lớp 2 thành STK00123.
• Khi xóa phiếu xuất sách để khôi phục lại sách Văn mẫu lớp 3, hệ thống phát hiện số ĐKCB STK00123 đã được sử dụng cho sách khác nên xuất hiện thông báo “Đã phát sinh số ĐKCB thay thế” và không cho phép xóa hoặc sửa phiếu xuất sách.

3. Giải pháp

Bước 1: Kiểm tra số đăng ký cá biệt đang bị trùng

Xác định số ĐKCB được phần mềm cảnh báo trong thông báo lỗi hoặc trên thông tin sách cần khôi phục.

Bước 2: Sửa số đăng ký cá biệt của sách đang sử dụng số bị trùng

Tìm cuốn sách hiện đang sử dụng số ĐKCB bị trùng và đổi sang một số đăng ký cá biệt khác chưa tồn tại trên hệ thống.

Bước 3: Thực hiện lại thao tác

Sau khi xử lý trùng số ĐKCB:

• Thực hiện lại thao tác xóa phiếu xuất sách; hoặc
• Thực hiện lại thao tác xóa, sửa sách trong phiếu xuất sách.