[EMIS Thư viện] Làm thế nào khi nhập sách báo lỗi trùng sách

1. Tổng quan

Khi nhập khẩu sách vào Phiếu nhập sách, anh/chị có thể gặp thông báo lỗi trùng sách, trùng nhan đề: “Nhan đề … đã bị nhập trùng. Vui lòng kiểm tra lại.” khi thực hiện Cất phiếu dù quá trình nhập khẩu trước đó thành công.

Lỗi này khiến anh/chị không thể lưu phiếu nhập sách và mất thời gian kiểm tra lại dữ liệu trên file Excel hoặc danh sách sách đã nhập trên phiếu.

Bài viết này hướng dẫn anh/chị:

• Xác định nguyên nhân phần mềm báo trùng sách, trùng nhan đề khi nhập khẩu.
• Cách xử lý dữ liệu trùng trực tiếp trên Phiếu nhập sách.
• Cách chỉnh sửa file Excel để nhập khẩu lại khi có nhiều dữ liệu trùng.

2. Các bước thực hiện

2.1. Nguyên nhân

Do file Excel nhập khẩu có nhan đề sách bị trùng: Khi nhập sách bằng file Excel, nếu trong file có nhiều dòng chứa cùng một nhan đề sách, phần mềm sẽ hiểu là dữ liệu bị trùng và báo lỗi khi anh/chị thực hiện Cất phiếu nhập sách.

Lưu ý: Với các sách có cùng nhan đề, anh/chị chỉ khai báo 01 dòng duy nhất và tăng số lượng tương ứng.

Ví dụ: Trên file Excel có 2 dòng cùng nhan đề: Tiếng Việt tập 1

• Dòng 1: Số lượng = 1
• Dòng 2: Số lượng = 1

Khi nhập khẩu, phần mềm sẽ báo lỗi trùng nhan đề Tiếng Việt tập 1.

=> Cách khai báo đúng:

• Chỉ để 1 dòng: Tiếng Việt tập 1
• Số lượng = 2

2.2. Giải pháp

Nếu chỉ có ít dòng bị trùng, anh/chị thực hiện trực tiếp trên Phiếu nhập sách như sau:

Bước 1: Xóa dòng sách bị trùng

• • • Tại phiếu nhập sách vừa nhập khẩu trên phần mềm
    • Xóa bớt các dòng có cùng nhan đề bị trùng.

Bước 2: Điều chỉnh lại số lượng

• • • Tại dòng còn lại, sửa Số lượng thành tổng số lượng thực tế của nhan đề đó.

Nếu file có nhiều nhan đề bị trùng, anh/chị nên chỉnh sửa lại file Excel trước khi nhập khẩu lại.

Bước 1: Mở file Excel nhập khẩu

• • • Kiểm tra các dòng có cùng nhan đề sách.

Bước 2: Gộp dữ liệu trùng

• • • Xóa các dòng trùng nhan đề.
    • Giữ lại 1 dòng duy nhất cho mỗi nhan đề.
    • Cập nhật Số lượng bằng tổng số lượng của các dòng đã gộp.

Bước 3: Nhập khẩu lại file

• • • Lưu file Excel sau khi chỉnh sửa.
    • Thực hiện nhập khẩu lại vào Phiếu nhập sách và cất phiếu.

Lưu ý: Khi nhập khẩu sách, mỗi nhan đề chỉ nên xuất hiện 1 lần duy nhất trên file Excel để tránh lỗi trùng dữ liệu khi lưu phiếu nhập.