[EMIS Khoản thu] Khi xem chốt đợt thu số lượng và tiền tồn lũy kế nhỏ hơn số lượng và tiền tồn trong tháng.

1. Tổng quan

Bài viết này hướng dẫn kiểm tra trường hợp chốt đợt thu có số lượng và tiền tồn lũy kế nhỏ hơn số lượng và tiền tồn trong tháng do đã phát sinh hoàn trả cho phụ huynh, dẫn đến việc đối chiếu và chuyển tồn lũy kế sang đợt thu sau.

2. Nguyên nhân

Nhà trường đã thực hiện hoàn trả tiền thừa hoặc hoàn trả tiền tồn cho phụ huynh, số lượng và tiền tồn lũy kế sẽ giảm theo số đã hoàn trả.

Khi xem chốt đợt thu, anh/chị để chuột vào ô số lượng tồn, phần mềm sẽ hiển thị thông báo: “Không thay đổi được khoản thu do đã ghi nhận hoàn trả. Anh/chị vui lòng hủy ghi nhận trước khi thực hiện thay đổi khoản thu này.”
=> Dựa vào thông báo này, anh/chị có thể nhận biết khoản thu đã được thực hiện hoàn trả.

3. Giải pháp

Khi xem chốt đợt thu có tổng tiền tồn lũy kế bằng 0 hoặc nhỏ hơn tổng tiền tồn, anh/chị thực hiện kiểm tra các giao dịch hoàn trả đã phát sinh như sau:

• Tại menu bên trái, nhấn Sổ phải thu, phải trả → chọn Danh sách hoàn trả.
• Khai báo các tham số cần kiểm tra, phần mềm sẽ tự động lọc và hiển thị danh sách hoàn trả theo điều kiện đã chọn.
  • Xem theo: Khoản thu hoặc Nhóm khoản thu
  • Phạm vi: Toàn trường, Khối hoặc Lớp
  • Thời gian / Từ ngày – Đến ngày: Chọn khoảng thời gian phát sinh giao dịch hoàn trả.

Trường hợp 1: Trường hợp sai thông tin hoàn trả

Nếu chọn sai, nhấn nhầm học sinh hoàn trả hoặc nhập sai số tiền hoàn trả, anh/chị thực hiện:

• Xóa chứng từ hoàn trả đã lập.
• Thực hiện hoàn trả lại đúng thông tin.

Trường hợp 2: Trường hợp thông tin hoàn trả đúng

Nếu nhà trường đã hoàn trả đúng học sinh và đúng số tiền thì:

• Số lượng tồn trong tháng lớn hơn số lượng tồn lũy kế.
• Tiền tồn trong tháng lớn hơn tiền tồn lũy kế.

là đúng theo nghiệp vụ của phần mềm do số liệu lũy kế đã được giảm trừ phần hoàn trả.