1. Tổng quan
Bài viết này hướng dẫn anh/chị cách quản lý danh mục Loại sách và Nhóm loại sách trên phần mềm EMIS Thư viện, giúp phân loại tài liệu khoa học, sắp xếp sách theo từng nhóm phù hợp với nhu cầu quản lý của thư viện.
2. Các bước thực hiện
2.1. Nhóm loại sách
Nhóm loại sách dùng để thống kê các loại sách có chung một đặc điểm.
Phần mềm Thư viện đã mặc định tạo sẵn các nhóm loại sách phù hợp với đơn vị. Nếu đơn vị có nhu cầu quản lý và xây dựng các nhóm tủ sách khác có thể thực hiện các bước sau đây:
2.1.1. Thêm Nhóm loại sách
Bước 1: Anh/chị vào menu Hệ thống\tại mục Danh mục\ chọn Loại sách
Bước 2: Nhấn tab Nhóm loại sách\ nhấn Thêm nhóm loại sách
Bước 3: Khai báo Tên của Nhóm loại sách, chọn lại đối tượng sử dụng nếu cần. Nhấn Lưu sau khi hoàn tất.
- Trường hợp Tên Nhóm loại sách không trùng Tên Loại sách đã có, hệ thống sẽ tự động bổ sung thêm Loại sách tương ứng.
- Trường hợp Tên Nhóm loại sách bị trùng với Tên Loại sách đã có, hệ thống sẽ chỉ bổ sung Tên nhóm loại sách.
2.2.1. Sửa Nhóm loại sách
Bước 1: Anh/chị vào menu Hệ thống\tại mục Danh mục\ chọn Loại sách\ tab Nhóm loại sách
Bước 2: Nhấn đúp vào bản ghi hoặc nhấn biểu tượng Bút xanh để sửa thay đổi thông tin Nhóm loại sách.
Bước 3: Sau khi sửa xong, nhấn Lưu
Lưu ý: Không thể sửa thông tin của Nhóm loại sách mặc định do ảnh hưởng tới dữ liệu hệ thống. Hệ thống sẽ hiển thị thông báo như dưới đây. Anh/chị có thể chuyển trạng thái Ngừng theo dõi cho các Nhóm loại sách này
2.1.3. Xóa nhóm loại sách
Anh/chị có thể xóa các nhóm loại sách sai thông tin hoặc không có nhu cầu sử dụng. Tuy nhiên, chỉ có thể xóa nhóm loại sách đối với những nhóm tự thêm và không phát sinh dữ liệu liên quan.
Anh chị có thể chuyển trạng thái Ngừng theo dõi cho các nhóm loại sách mặc định (dữ liệu hệ thống) hoặc đã phát sinh dữ liệu không thể xóa.
- Anh/chị có thể xóa từng nhóm loại sách tự thêm khi không có nhu cầu sử dụng bằng cách nhấn Biểu tượng thùng rác tương ứng.
- Nếu bản ghi hợp lệ, hệ thống hiển thị bảng thông báo “Bạn có chắc muốn xóa nhóm loại sách …? Hệ thống sẽ tự động xóa loại sách thuộc nhóm tương ứng.”, nhấn Xóa tại bảng thông báo.
- Trường hợp bản ghi được chọn không hợp lệ, hệ thống hiển thị bảng thông báo: “Nhóm loại sách … là dữ liệu hệ thống, bạn không thể xóa. Bạn có muốn ngừng theo dõi?” Hoặc thông báo “Không thể xóa Nhóm loại sách … do đã phát sinh Loại sách. Bạn có muốn ngừng theo dõi?”. Có thể nhấn Ngừng theo dõi hoặc nhấn Không để hủy lệnh.
Lưu ý: Mỗi Nhóm loại sách luôn có ít nhất một Loại sách đi kèm. Do đó, khi ngừng theo dõi một Nhóm loại sách hoặc ngừng theo dõi Loại sách duy nhất thuộc nhóm đó, danh sách sách sẽ không còn hiển thị thông tin của cả Nhóm loại sách và Loại sách tương ứng.
