Lập và phát hành hóa đơn đúng thời điểm, tuân thủ theo nghị định 310/2025/NĐ-CP

I. Tổng quan

Tại Điểm a, Khoản 6 Điều 1 Nghị định 70/2023/NĐ-CP, quy định về Thời điểm lập hóa đơn như sau:

• Đối với hàng hóa: Thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
• Đối với dịch vụ: Thời điểm lập hóa đơn dịch vụ là khi hoàn thành cung cấp dịch vụ, không phụ thuộc đã thu tiền hay chưa. Nếu thu tiền trước hoặc trong quá trình cung cấp thì lập hóa đơn tại thời điểm thu tiền.

Tại Điểm c, Khoản 7 Điều 1 Nghị định 70/2023/NĐ-CP, quy định về Thời điểm ký số:

• • Thời điểm ký số: Là lúc người bán/người mua dùng chữ ký số ký trên hóa đơn điện tử, hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm.
  • Ngày ký số khác ngày lập hóa đơn. Được phép nhưng phải:
    1. Ký số và gửi dữ liệu/cấp mã chậm nhất vào ngày làm việc kế tiếp kể từ ngày lập hóa đơn
    2. Ở những đơn có hóa đơn có mã và không có mã của cơ quan thuế

Kế toán chịu trách nhiệm xuất hóa đơn chính xác theo quy định của cơ quan thuế, nếu sai có thể chịu phạt theo Nghị định 310/2025/NĐ-CP.

Bài viết hướng dẫn kế toán lập và phát hành hóa đơn đúng thời điểm để tránh bị xử phạt. Tổng quan gồm: Xác định khoản thu dịch vụ, thiết lập tự động lập và phát hành hóa đơn; Nhận thông báo về hóa đơn tự động phát hành; Kiểm tra dữ liệu.

• Trước phiên bản R213:  Phần mềm chưa có cơ chế lập hóa đơn tự động ngay khi nhận được tiền chuyển khoản hoặc thanh toán online, chưa có cơ chế phát hành hóa đơn ngay khi thu tiền học sinh. Nếu kế toán quên, phần mềm chưa có cảnh báo cho kế toán về thời điểm cần xuất hóa đơn và thời điểm cần ký số để kế toán thực hiện đúng quy định.
• Từ phiên bản R213: Phần mềm bổ sung các tính năng hỗ trợ kế toán lập và phát hành hóa đơn đúng thời điểm theo quy định của cơ quan thuế.

II. Các bước thực hiện

Xác định khoản thu dịch vụ

Tại trường học, tiền học phí, tiền ăn bán trú, tiền nước uống, trông xe, trông trẻ được xác định là khoản thu dịch vụ. Thời điểm xuất hóa đơn là thời điểm thu tiền.

Để lập và phát hành hóa đơn đúng thời điểm theo quy định, anh/chị cần xác định được khoản thu nào là khoản thu dịch vụ trên phần mềm theo hướng dẫn sau:

1. Vào Lập kế hoạch thu/Danh sách khoản thu. Nhấn Thêm mới
2. Tại màn hình Thêm khoản thu, phần mềm mặc định tích chọn Cho phép xuất hóa đơn. Anh/chị tích chọn  Khoản thu dịch vụ với những khoản thu như tiền học phí, tiền ăn bán trú…
3. Nhấn Lưu.

Thiết lập tự động lập và phát hành hóa đơn

1. Vào Hệ thống/Thiết lập sử dụng,xuất hóa đơn và chứng từ

2. Tích chọn Sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử

3. Anh/chị có thể chọn các khung giờ tự động lập và phát hành hóa đơn điện tử (tối đa 3 khung giờ)

4. Chương trình mặc định tích chọn tại ô Tự động lập hóa đơn điện tử theo khung giờ và tự động phát hành hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền (mặc định không ký số)

4.1. Tự động lập hóa đơn điện tử theo khung giờ

• Khi tích chọn ô Tự động lập hóa đơn điện tử theo khung giờ, phần mềm sẽ tự động lập hóa đơn đúng thời điểm theo nghị định 70/2025/NĐ-CP: Ngay khi hoàn thành cung cấp dịch vụ; Ngay khi thu tiền trong quá trình cung cấp dịch vụ.
• Tính năng tự động lập hóa đơn điện tử với các khoản thu chưa thu tiền  được áp dụng cho

+ Khoản thu chưa thu tiền: Thiết lập này giúp tự động lập hóa đơn khi đến thời điểm hoàn thành cung cấp dịch vụ của khoản thu kể cả chưa thu tiền để đáp ứng đúng theo quy định lập hóa đơn.

Đồng thời hệ thống mặc định chỉ lập hóa đơn cho khoản thu hoàn trả để đảm bảo số lượng trên hóa đơn chính xác. Anh/chị có thể bỏ tích chọn tại ô này.

+ Hóa đơn đã thu tiền được gạch nợ tự động hoặc thủ công.

Nếu giao dịch online bị gián đoạn, anh/chị kiểm tra và thực hiện gạch nợ trên phần mềm.

4.2. Tự phát hành hóa đơn điện tử từ máy tính tiền theo khung giờ (mặc định không ký số)

• Khi tích chọn ô Tự phát hành hóa đơn điện tử từ máy tính tiền theo khung giờ (mặc định không ký số), phần mềm sẽ tự động phát hành hóa đơn là Hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền, không áp dụng cho hóa đơn bán hàng. Lưu ý: Với các đơn vị phát hành hoá đơn bán hàng, anh/chị vui lòng phát hành hóa đơn thủ công trên phần mềm. Xem hướng dẫn tại đây. 

• Phần mềm tự động phát hành hóa đơn cho 2 trường hợp:

+ Hóa đơn chưa thu tiền

+ Hóa đơn đã thu tiền được gạch nợ tự động hoặc thủ công.

5. Nhấn Lưu để hoàn tất

Thiết lập nhận thông báo về hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền

• Hệ thống mặc định gửi thông báo nhắc nhở người dùng gửi hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền tới cơ quan thuế
• Chương trình mặc định thiết lập 1 số khung thời gian trong ngày, anh/chị có thể điều chỉnh lại thời gian gửi thông báo

• Nhấn Lưu để hoàn tất

Thông báo tự động lập và phát hành hóa đơn

Sau khi hoàn thành thiết lập tự động lập và phát hành hóa đơn, phần mềm sẽ tự động lập/phát hành hóa đơn và gửi thông báo để anh/chị dễ dàng theo dõi