Hướng dẫn kế toán tổng hợp danh sách chứng từ thu tiền với đầy đủ chi tiết các khoản thu theo từng lớp

I. Tổng quan

Hàng ngày, khi phát sinh phụ huynh nộp tiền, kế toán tiến hành tổng hợp bộ hồ sơ gồm:

• • Biên lai thu tiền của từng học sinh.
  • Danh sách thu tiền chi tiết từng khoản thu theo lớp, theo ngày – trong đó thứ tự học sinh trên danh sách phải khớp với số thứ tự biên lai để dễ dàng đối chiếu khi có sai sót.
  • Nhật ký thu bàn giao theo ngày

Trong ngày, kế toán sẽ bàn giao bộ hồ sơ này cho kế toán trưởng để lưu trữ hồ sơ và đối chiếu khi có sự tăng giảm tổng số tiền của lớp giữa các tháng.

• Trước phiên bản R213: Để tổng hợp và in chứng từ thu tiền của học sinh theo từng lớp, từng ngày cụ thể, kế toán phải tự tìm và chọn thủ công từng phiếu thu của lớp cần in. Thao tác này mất nhiều thời gian và dễ bỏ sót hoặc chọn nhầm khi có nhiều lớp, nhiều học sinh thu tiền trong 1 ngày.
• Từ phiên bản R213: Kế toán tổng hợp được danh sách chứng từ thu tiền với đầy đủ chi tiết các khoản thu theo từng lớp để bàn giao cho kế toán tổng hợp đối chiếu với nhật ký bàn giao và lưu trữ theo quy định.

II. Các bước thực hiện

Anh/chị có thể tổng hợp chứng từ thu tiền chi tiết các khoản thu theo từng lớp theo 2 cách sau:

Cách 1: 

1. Vào Quản lý thu/Đợt thu, chọn Đợt thu. Sau đó nhấn biểu tượng máy in và chọn Chứng từ thu tiền.

2. Khai báo tham số báo cáo:

• Chọn in theo Thời gian thu
• Thời gian: Hệ thống hiển thị thời gian mặc định là hôm nay, anh/chị có thể chọn lại trên phần mềm

• Chọn Sắp xếp theo Thời gian thu từng lớp.

Lưu ý: Để sắp xếp theo thời gian thu từng lớp, cần chọn tình hình thu là in theo học sinh đã thu.

• Nhấn Lấy dữ liệu

3. Phần mềm hiển thị danh sách chứng từ hiển thị đầy đủ, chi tiết theo từng ngày và theo từng lớp để anh/chị tiện theo dõi và đối chiếu.

4. Nhấn Xuất khẩu để xuất ra danh sách chứng từ thu tiền về máy tính.

Cách 2: 

1. Vào Quản lý thu/Thu tiền. Nhập Tên học sinh

2. Nhấn biểu tượng máy in, chọn Chứng từ thu tiền cho nhiều học sinh.

3. Khai báo thông tin tại màn hình in chứng từ thu tiền cho nhiều học sinh

• Tại mục thời gian thu, anh/chị chọn ngày thu muốn in chứng từ.
• Chọn sắp xếp theo Thời gian thu từng lớp
• Tích chọn học sinh cần in
• Nhấn Lấy dữ liệu

4. Phần mềm hiển thị danh sách chứng từ hiển thị đầy đủ, chi tiết theo từng ngày và theo từng lớp để anh/chị tiện theo dõi và đối chiếu.