I. Tổng quan
Đầu tháng, học sinh đăng ký khoản Dịch vụ tiền ăn thứ 7 và thu đủ tiền. Sau khi thực hiện thu tiền, kế toán xuất hóa đơn luôn tại thời điểm thu tiền theo quy định của cơ quan thuế
Trong tháng, kế toán ghi nhận số buổi thực tế học sinh đi học để ghi nhận số buổi sử dụng và cuối tháng chốt tồn để: Hoàn trả lại cho học sinh hoặc Sử dụng tiếp cho những tháng sau
Kế toán mong muốn xuất hóa đơn theo số thực tế và theo đúng quy trình thì kế toán phải chốt đợt thu trước rồi mới xuất hóa đơn theo số thực tế nhưng kế toán lại xuất hóa đơn theo số đăng ký trước rồi mới ghi nhận chốt đợt thu.
VD: Học sinh A tháng 7 đăng ký và đóng đủ, cuối tháng chốt đợt thu sử dụng: 2, tồn 2. Mong muốn xuất hóa đơn theo số sử dụng thực tế của học sinh. Nếu đúng quy trình thì xuất hóa đơn sau chốt đợt thu, thì số đợt xuất hóa đơn thực tế = 2 và số tồn = 2. Nhưng vì thu tiền trước khi chốt đợt thu nên kế toán xuất hóa đơn ngay tại thời điểm đó và xuất bằng số đăng ký nên số xuất hóa đơn thực tế = 4 và cuối tháng thông tin cập nhật được số sử dụng để chốt đợt thu
Bài viết hướng dẫn kế toán chỉnh sửa được số lượng sử dụng sau khi xuất hóa đơn theo thực tế để ghi nhận hoàn trả đúng số lượng tồn của học sinh.
- Trước phiên bản R212: Kế toán chọn thiết lập xuất hóa đơn theo số thực tế và phát hành hóa đơn trước khi chốt đợt thu thì mặc dù là phát hành theo số thực tế nhưng bản chất đang là xuất hóa đơn theo số thực thu. Đến cuối tháng kế toán không cập nhật được số lượng thực tế để theo dõi tồn
- Từ phiên bản R212: Kế toán có thể chỉnh sửa số lượng sử dụng sau khi xuất hóa đơn theo thực tế để ghi nhận hoàn trả đúng số lượng tồn của học sinh. Đảm bảo tuân thủ đúng theo quy định thuế.
II. Chi tiết thay đổi trên phần mềm
- Bổ sung các gợi ý và lợi ích chi tiết của 2 hình thức xuất hóa đơn theo số lượng thực thu và theo số thực tế
- Vào Hệ thống/Thiết lập sử dụng xuất hóa đơn và chứng từ
- Tại màn hình Thiết lập sử dụng xuất hóa đơn và chứng từ, khi nhấn chọn hình thức xuất hóa đơn sẽ hiển thị gợi ý chi tiết
2. Bổ sung thông báo khi thực hiện Cấp hóa đơn
- Vào Quản lý thu/chọn mã học sinh. Nhấn Cấp hóa đơn
- Phần mềm hiển thị thông báo với các khoản thu hoàn trả, vui lòng cập nhật số lượng thực tế tại màn hình chốt đợt thu để đảm bảo thông tin trên hóa đơn được chính xác
III. Các bước thực hiện
– Khi vào sửa lại số lượng thực tế, hệ thống hiển thị thông báo “Khoản thu đã phát hành hóa đơn theo SL thực tế. Để sửa số lượng thực tế, vui lòng lập HĐ điều chỉnh/thay thế và cập nhật số lượng thực tế”
– Anh/chị tiếp tục thực hiện theo các bước sau để sửa lại số lượng thực tế:
Bước 1: Điều chỉnh hóa đơn
- Vào Quản lý hóa đơn/Điều chỉnh hóa đơn
2. Tìm kiếm theo tên/mã học sinh sau đó nhấn Tiếp tục
3. Anh/chị chọn Khoản thu sau đó nhập số lượng điều chỉnh.
Lưu ý:
Số lượng thức tế mới = SL ban đầu + SL điều chỉnh trên hóa đơn
Ví dụ: Anh/chị muốn điều chỉnh số lượng thực tế khoản tiền ăn bán trú tháng 12 từ 16 buổi thành 41 buổi thì trên hóa đơn anh/chị nhập SL điều chỉnh là 25.
4.Nhấn Phát hành
- Tích chọn hóa đơn, lựa chọn hình thức ký số
- Sau đó nhấn Phát hành
- Phần mềm gửi thông báo Cần cập nhật lại số lượng thực tế.
Bước 2: Cập nhật lại số lượng thực tế
Có 2 cách cập nhật số lượng thực tế:
Cách 1: Cập nhật từ thông báo sau khi điều chỉnh hóa đơn
- Nhấn vào dòng Tại đây trên thông báo sau khi thực hiện điều chỉnh hóa đơn
2. Phần mềm hiển thị thông báo Cập nhật số lượng thực tế theo hóa đơn điều chỉnh/thay thế
- Nhấn Cập nhật
- Anh/chị kiểm tra lại số lượng thực tế mới xem đã khớp với trên hóa đơn điều chỉnh chưa. Sau đó bấm Cập nhật
- Phần mềm gửi thông báo sau khi cập nhật SL thực tế sẽ không thể sửa. Nếu muốn sửa phải lập hóa đơn điều chỉnh/thay thế mới. Nhấn Đồng ý
Cách 2: Cập nhật tại phần Quản lý thu
- Vào Quản lý thu/Chọn danh sách chốt đợt thu. Chọn Lớp thu
2. Thực hiện điều chỉnh số lượng thực tế
- Chọn tên học sinh
- Nhấn nút “…” sau đó chọn Cập nhật số lượng thực tế theo hóa đơn điều chỉnh/thay thế
3. Phần mềm hiển thị thông báo Cập nhật số lượng thực tế theo hóa đơn điều chỉnh/thay thế
- Nhấn Cập nhật
- Anh/chị kiểm tra lại số lượng thực tế mới xem đã khớp với trên hóa đơn điều chỉnh chưa. Sau đó bấm Cập nhật
- Phần mềm gửi thông báo sau khi cập nhật SL thực tế sẽ không thể sửa. Nếu muốn sửa phải lập hóa đơn điều chỉnh/thay thế mới. Nhấn Đồng ý
– Khi vào sửa lại số lượng thực tế, hệ thống hiển thị thông báo “Khoản thu đã cấp hóa đơn theo SL thực tế. Để sửa số lượng thực tế, vui lòng Hủy cấp hóa đơn”
– Anh/chị thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Hủy cấp hóa đơn
- Vào Quản lý thu/Hóa đơn
- Tích chọn Hóa đơn cần hủy. Nhấn Hủy cấp hóa đơn
- Phần mềm gửi thông báo xác nhận việc hủy hóa đơn, nhấn Hủy cấp hóa đơn
Bước 2: Cập nhật lại số lượng thực tế
- Vào Quản lý thu/Chốt đợt thu
- Thực hiện Cập nhật lại số lượng thực tế
- Nhấn Chốt đợt thu
– Khi vào sửa lại số lượng thực tế, hệ thống hiển thị thông báo “Tồn đã được sử dụng vào đợt thu Đợt 1 tháng 01/2026 và đã phát sinh thu tiền”
– Anh/chị tiếp tục thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Hủy thu tiền đợt thu sử dụng tồn
- Vào Quản lý thu/Thu tiền.
- Nhập tên học sinh tại ô tìm kiếm
3. Tích chọn đợt thu sử dụng tồn sau đó nhấn Hủy thu tiền
4. Nhấn Hủy thu tiền
Bước 2: Vào cập nhật số lượng thực tế
- Sau khi hủy thu tiền thành công, anh/chị vào Quản lý thu/Chốt đợt thu,
- Chọn tên học sinh muốn cập nhật lại số lượng thực tế
- Tại cột Số lượng thực tế
– Nếu phần mềm hiển thị thông báo “Khoản thu đã phát hành hóa đơn theo SL thực tế. Để sửa số lượng thực tế, vui lòng lập HĐ điều chỉnh/thay thế và cập nhật số lượng thực tế”,
Anh/chị thực hiện điều chỉnh hóa đơn (bước 1) và cập nhật số lượng thực tế (bước 2) giống như hướng dẫn tại Trường hợp 1:Nếu tồn của khoản thu chưa được sử dụng vào đợt thu nào hoặc tồn sử dụng vào đợt thu nhưng chưa thu tiền và khoản thu đã phát hành hóa đơn.
– Nếu phần mềm hiển thị thông báo “Khoản thu đã cấp hóa đơn theo SL thực tế. Để sửa số lượng thực tế, vui lòng Hủy cấp hóa đơn”
Anh/chị thực hiện điều chỉnh hóa đơn (bước 1) và cập nhật số lượng thực tế (bước 2) giống như hướng dẫn tại Trường hợp 2: Nếu tồn của khoản thu chưa được sử dụng vào đợt thu nào hoặc tồn sử dụng vào đợt thu nhưng chưa thu tiền và khoản thu đã cấp hóa đơn
024 3795 9595
https://www.misa.vn/
