[EMIS Khoản thu] Hướng dẫn kế toán khai báo và hiển thị số hộ chiếu trên hóa đơn cho học sinh nước ngoài

1. Tổng quan

Bài viết hướng dẫn cách thiết lập và hiển thị thông tin số hộ chiếu của học sinh là người nước ngoài trên hóa đơn. Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, hóa đơn cấp cho người nước ngoài cần bổ sung thông tin số hộ chiếu. Anh/chị cần thực hiện 3 bước: khai báo số hộ chiếu trên danh sách học sinh (MISA EMIS), thiết lập mẫu hóa đơn có trường số hộ chiếu (MISA meInvoice), và lập hóa đơn có chứa thông tin số hộ chiếu.

Nội dung bài viết gồm:

• Thiết lập số hộ chiếu trên MISA EMIS: Khai báo số hộ chiếu cho học sinh nước ngoài trên danh sách học sinh.
• Thiết lập mẫu hóa đơn trên MISA meInvoice: Thêm trường số hộ chiếu vào mẫu hóa đơn.
• Lập hóa đơn có số hộ chiếu: Cấp hóa đơn cho học sinh với thông tin số hộ chiếu.

2. Các bước thực hiện

2.1. Thiết lập số hộ chiếu trên danh sách học sinh (MISA EMIS)

Bước 1: Tại menu Hệ thống → chọn Danh sách học sinh.

Bước 2: Bổ sung số hộ chiếu cho học sinh nước ngoài bằng một trong ba cách:

Cách 1 – Thêm học sinh mới:

• Nhấn Thêm.
• Nhập thông tin học sinh. Tại trường Số hộ chiếu, nhập số hộ chiếu của học sinh.
• Nhấn Lưu.

Cách 2 – Sửa hồ sơ học sinh có sẵn:

• Nhấn biểu tượng ✎ Sửa tại dòng học sinh cần bổ sung.
• Nhập Số hộ chiếu → Nhấn Lưu.

Cách 3 – Nhập khẩu từ file:

• Nhấn biểu tượng ⋯ (menu thao tác) → chọn Nhập khẩu.
• Tải file mẫu nhập khẩu. File mẫu đã bổ sung cột Số hộ chiếu.
• Điền thông tin số hộ chiếu vào file → Tải lên và nhập khẩu.

2.2. Thiết lập mẫu hóa đơn có số hộ chiếu (MISA meInvoice)

Bước 1: Tại menu Quản lý hóa đơn → chọn Quy trình → chọn Khởi tạo mẫu. Phần mềm chuyển sang MISA meInvoice.

Bước 2: Chọn menu Đăng ký phát hành → chọn Mẫu hóa đơn.

Bước 3: Thêm mới hoặc sửa mẫu hóa đơn bằng một trong hai cách:

Cách 1 – Thêm mới mẫu hóa đơn:

• Nhấn Thêm mới → Nhấn Tiếp tục.
• Nhấn vào vùng trống trên mẫu hóa đơn → chọn Tùy chỉnh nội dung chi tiết hóa đơn.
• Tích chọn Số hộ chiếu → Nhấn Lưu.

Cách 2 – Sửa mẫu hóa đơn đã tạo:

• Nhấn biểu tượng ✎ Sửa tại mẫu hóa đơn cần chỉnh sửa.
• Nhấn vào vùng trống trên mẫu hóa đơn → chọn Tùy chỉnh nội dung chi tiết hóa đơn.
• Tích chọn Số hộ chiếu → Nhấn Lưu.

2.3. Lập hóa đơn có chứa thông tin số hộ chiếu

Bước 1: Tại menu Quản lý thu → chọn Hóa đơn.

Bước 2: Tích chọn học sinh cần cấp hóa đơn → Nhấn Cấp hóa đơn.

Bước 3: Tại màn hình cấp hóa đơn, chọn Ký hiệu hóa đơn có mẫu đã thiết lập trường số hộ chiếu → Nhấn Cập nhật.

Bước 4: Nhấn Lưu.

Bước 5: Nhấn biểu tượng 👁 Xem chi tiết để kiểm tra hóa đơn.

→ Hóa đơn hiển thị đầy đủ thông tin số hộ chiếu của học sinh.

3. Lưu ý

• Tính năng này áp dụng cho các trường có học sinh là người nước ngoài, đáp ứng yêu cầu Nghị định 70/2025/NĐ-CP.
• Cần thiết lập số hộ chiếu trên cả MISA EMIS (mục 2.1) và MISA meInvoice (mục 2.2) trước khi lập hóa đơn (mục 2.3).
• Nếu cần bổ sung số hộ chiếu cho nhiều học sinh cùng lúc, sử dụng Cách 3 (Nhập khẩu từ file) tại mục 2.1.
• Mẫu hóa đơn cần được đăng ký phát hành trước khi sử dụng để cấp hóa đơn.