Lập và phát hành hóa đơn điều chỉnh trên EMIS để đảm bảo số lượng và số tiền điều chỉnh đúng khoản thu 

Cụ thể như sau:

1. Phạm vi áp dụng

• Áp dụng cho tất cả các cấp học.
• Chức năng thực hiện tại màn hình: Quản lý hóa đơn\Biểu tượng ba chấm\Điều chỉnh hóa đơn.

2. Phần mềm hỗ trợ và cách sử dụng (dễ hiểu cho người dùng)

A. Khi điều chỉnh hóa đơn – Tổng quan: Khi mở giao diện chỉnh hóa đơn:

• • • Hệ thống cho phép người dùng thao tác với tất cả các loại hóa đơn gốc, bao gồm hóa đơn dịch vụ của phần mềm quản lý trường học (EMIS, MISA) và cả hóa đơn dịch vụ thêm từ phần mềm khác (ME).
    • Khi hóa đơn phát sinh do điều chỉnh hoặc thay thế, phần mềm cho phép người dùng chọn và sửa đổi hợp lý.

B. Cách xử lý từng khoản thu trên hóa đơn

1. 1. Danh sách khoản thu:
      • Hệ thống tự động lấy đầy đủ tất cả các khoản thu từ hóa đơn gốc lên, cho phép người dùng chỉnh sửa từng khoản nếu cần thiết.
   2. Đơn vị tính:
      • Lấy thông tin đơn vị tính tương ứng với hóa đơn gốc, cho phép chỉnh sửa nếu cần.
   3. Số lượng phát hành:
      • Nếu hóa đơn phát sinh điều chỉnh từ hệ thống quản lý trường học thì chỉ cho phép sửa số lượng dựa trên số lượng hóa đơn gốc.
      • Nếu hóa đơn phát sinh điều chỉnh khác, số lượng ghi nhận là tổng số lượng trên hóa đơn gốc cộng với số lượng từ các hóa đơn điều chỉnh khác.
   4. Số lượng điều chỉnh:
      • Người dùng được phép nhập số lượng điều chỉnh tăng (+) hoặc giảm (-).
      • Không cho nhập số điều chỉnh nếu hóa đơn đã phát hành hoặc nếu tổng số lượng điều chỉnh bằng không (0), đồng thời không cho phép nhập đơn giá ở tình huống này.
   5. Đơn giá phát hành:
      • Nếu phát sinh hóa đơn điều chỉnh từ hệ thống quản lý trường học thì sử dụng đúng đơn giá trên hóa đơn gốc.
      • Nếu hóa đơn điều chỉnh khác, đơn giá được xác định bằng cách cộng đơn giá trên hóa đơn gốc với đơn giá từ các hóa đơn điều chỉnh khác.
   6. Đơn giá điều chỉnh:
      • Chỉ cho phép nhập điều chỉnh giá khi đã nhập số lượng hợp lệ, không được phép nhập nếu hóa đơn chưa phát hành hoặc tổng điều chỉnh bằng không (0).
   7. Thành tiền:
      • Hệ thống tự động tính toán bằng công thức: Số lượng x Đơn giá gốc + Số lượng x Đơn giá điều chỉnh (nếu có).
      • Nếu thay đổi đơn giá thì giá trị thành tiền sẽ được cộng dồn với các khoản được điều chỉnh trước đó.

3. Quy tắc và hạn chế khi thao tác

• Khi hóa đơn gốc đã phát hành, mọi số liệu về số lượng, đơn giá cũng như các điều chỉnh đều được lưu trữ minh bạch. Hệ thống sẽ kiểm tra quy tắc để không cho phép sửa vượt quá giới hạn.
• Đối với các khoản thu được điều chỉnh nhiều lần, phần mềm sẽ tự động cộng dồn số lượng, đơn giá, thành tiền sang hóa đơn điều chỉnh hiện tại, đảm bảo bạn luôn nắm được biến động các lần điều chỉnh trước đó.