Kế toán muốn ghi nội dung thu trên hóa đơn điện tử xuất ra phù hợp với thực tế thu tiền

1. Mục đích

Giúp kế toán có thể ghi nội dung thu trên hóa đơn điện tử xuất ra phù hợp với thực tế thu tiền

2. Các bước thực hiện

Trước phiên bản R88, nhà trường có sử dụng hóa đơn điện tử để xác nhận cho khoản thu học phí, trường muốn thực hiện xuất hóa đơn cho từng học sinh tương ứng với khoản tiền thu được cùng đó xác nhận nội dung đã thu khoản học phí của năm học nào để các bên dễ theo dõi và kiểm soát. Ví dụ: nhà trường chưa kịp mua phần mềm để xuất hóa đơn điện tử cho năm học cũ, sang đến năm học mới khi đã mua phần mềm và thực hiện xuất bù hóa đơn cho năm học cũ thì đang gặp 1 số bất cập như sau: Danh sách học sinh của năm học là Danh sách học sinh + lớp của năm học hiện thời tuy nhiên mong muốn của kế toán là trên hóa đơn vẫn cần thể hiện học sinh đang học của năm học cũ do đây chỉ là hóa đơn xuất bù. Hiện nay chương trình đang không đáp ứng được việc xuất bù hóa đơn cho năm học cũ.
Từ phiên bản R88, phần mềm bổ sung tính năng nhập khẩu hóa đơn cho phép kế toán có thể dễ dàng ghi nội dung thu trên hóa đơn điện tử xuất ra để phù hợp với thực tế thu tiền.
- Tại phần Sử dụng hóa đơn, biên lai kế toán tích chọn Xuất hóa đơn điện tử cho các dịch vụ khác (ngoài khoản thu học sinh) tại Sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử (quản lý phát hành hóa đơn điện tử)
- Vào menu Quản lý thu\Thu dịch vụ khác
- Chọn menu Tiện ích\Nhập khẩu
- Tại Bước 1: Chọn tệp nguồn:
  - Lựa chọn file có định dạng .xls hoặc .xlsx (lưu ý file phải có dung lượng < 2MB)
  - Chọn Mẫu số hóa đơn.
  - Nhấn Tiếp theo
- Bước 2: Kiểm tra dữ liệu cho phép kế toán kiểm tra nội dung hóa đơn đã nhập với Chi tiết hàng hóa/dịch vụ đã khai báo. Nhấn Thực hiện để nhập khẩu file hóa đơn vào phần mềm.
- Bước 3: Kết quả phần mềm đưa ra kết quả nhập khẩu, nhấn Tải chi tiết lỗi để kiểm tra lý do nhập khẩu lỗi.
- Tại màn hình Hóa đơn thu dịch vụ khác, lựa chọn hóa đơn cần cấp số, nhấn Cấp số
- Tại hóa đơn vừa cấp số chọn menu Ký điện tử (lựa chọn Gửi hóa đơn cho khách hàng nếu cần)
- Nhấn Ký điện tử, phần mềm thông báo ký hóa đơn thành công.