2. Các bước thực hiện
Để xem được HP-BC03: Danh sách học sinh chưa nộp/nộp thiếu tiền thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Tại tab menu chọn Báo cáo, tìm đến báo cáo cần xem, nhấn đúp chuột HP-BC03: Danh sách học sinh chưa nộp/nộp thiếu tiền.
Bước 2: Khai báo các tham số trên báo cáo:
- Phương thức:
- Chọn In để xem báo cáo trực tiếp trên phần mềm.
- Chọn Xuất khẩu để xuất khẩu báo cáo.
- Chọn những Đợt thu cần in, phần mềm tự động lấy lên các khoản thu tương ứng với đợt thu đã chọn.
- Có thể lựa chọn phạm vi hiển thị theo một trong các hình thức sau:
- Toàn trường: Hiển thị chi tiết học sinh toàn trường
- Khối: Hiển thị chi tiết học sinh khối
- Lớp: Hiển thị chi tiết học sinh lớp
- Chọn Trạng thái cần in danh sách học sinh: Chưa nộp; Nộp thiếu hoặc cả hai.
- Xem theo:
- Tổng hợp: chỉ hiển thị cột số tiền của tổng tất cả khoản thu
- Khoản thu: chi tiết theo khoản thu
- Nhóm khoản thu: chi tiết theo từng nhóm khoản thu
Lưu ý: Bỏ tích chọn với những khoản thu/nhóm khoản thu không muốn thực hiện in
- Tùy chọn in báo cáo theo các học sinh hoặc theo lớp.
- Tích chọn nếu muốn in Mỗi lớp 1 danh sách
- Ngày lập biểu: Nhập ngày lập báo cáo.
- Chân chữ ký: Nhấn Tùy chỉnh hiển thị để thiết lập lại phần chữ ký của báo cáo.
Bước 3: Nhấn Lấy dữ liệu, phần mềm trả ra báo cáo số liệu theo thiết lập bên trên. Có thể chọn Xuất khẩu để tải file dưới nhiều định dạng (PDF, Excel, Word).
3. Các câu hỏi thường gặp
3.1. Không chọn được đợt thu khi xem báo cáo “Danh sách học sinh chưa nộp và nộp thiếu tiền” thì làm thế nào?
Báo cáo này chỉ hiển thị các đợt thu còn học sinh chưa nộp tiền hoặc nộp chưa đủ tiền.
Nếu anh/chị không chọn được đợt thu cần xem, vui lòng kiểm tra các nguyên nhân sau:
Nguyên nhân 1: Tất cả học sinh trong đợt thu đó đã được thu đủ tiền.
- Vì không còn học sinh nợ hoặc thiếu tiền nên hệ thống tự động ẩn đợt thu khỏi báo cáo này.
Nguyên nhân 2: Học sinh chưa nộp tiền nhưng đã được ghi vào diện thất thu.
Mặc dù khi xem chi tiết đợt thu vẫn còn học sinh chưa thu tiền, nhưng nếu các học sinh này đã được ghi nhận thất thu thì phần mềm sẽ không tính là học sinh còn nợ. Do đó, đợt thu cũng sẽ không hiển thị trên báo cáo.
Cách kiểm tra danh sách thất thu:
Bước 1: Trên thanh menu bên trái, chọn Sổ phải thu, phải trả.
Bước 2: Tìm kiếm học sinh hoặc kiểm tra danh sách để xác định học sinh đã được ghi nhận thất thu.
- Nếu danh sách thất thu đã đúng với thực tế thì đây là báo cáo hiển thị đúng cơ chế của phần mềm. Do không còn học sinh được tính là nợ hoặc nộp thiếu tiền nên hệ thống sẽ tự động ẩn đợt thu khỏi báo cáo.
- Nếu ghi nhận thất thu chưa đúng, anh/chị cần điều chỉnh lại thông tin thất thu hoặc hủy thất thu của học sinh, sau đó xem lại báo cáo.
- Nhấn vào biểu tượng dấu ba chấm ⋯ chọn Hủy ghi nhận thất thu để hủy trạng thái thất thu cho học sinh đó.
- Nhấn vào biểu tượng dấu ba chấm ⋯ chọn Hủy ghi nhận thất thu để hủy trạng thái thất thu cho học sinh đó.
3.2. Tại sao báo cáo HP-BC03: Danh sách học sinh chưa nộp/nộp thiếu tiền, hiển thị cả học sinh đã nộp tiền?
Khi xem đợt thu, phần mềm hiển thị học sinh đã nộp đủ tiền. Tuy nhiên, khi xem báo cáo HP-BC03 – Danh sách học sinh chưa nộp/nộp thiếu tiền, báo cáo vẫn hiển thị các học sinh này trong danh sách chưa nộp hoặc nộp thiếu.
Nguyên nhân: Do khi lập báo cáo, anh/chị đã nhập tham số Chưa thu đến ngày.
Tham số này chỉ lấy dữ liệu các học sinh chưa nộp tiền tính đến ngày được chọn. Nếu chọn ngày trước thời điểm học sinh phát sinh giao dịch nộp tiền thì tại thời điểm đó các học sinh vẫn được xác định là chưa nộp, vì vậy báo cáo sẽ hiển thị các học sinh này.
Ví dụ: Học sinh phát sinh giao dịch nộp tiền vào ngày 13/06. Nếu tham số Chưa thu đến ngày được chọn là 12/06 thì báo cáo sẽ vẫn hiển thị toàn bộ học sinh của lớp là chưa nộp tiền.
Giải pháp: Nếu muốn xem danh sách học sinh chưa nộp/nộp thiếu theo dữ liệu hiện tại, anh/chị để trống tham số Chưa thu đến ngày rồi xem lại báo cáo.
Khi không nhập tham số này, phần mềm sẽ lấy dữ liệu theo thời điểm hiện tại và chỉ hiển thị các học sinh thực tế còn chưa nộp hoặc nộp thiếu tiền.
