[EMIS Thư viện] Kiểm kê sử dụng máy quét mã vạch

1. Tổng quan

Bài viết này hướng dẫn anh/chị thực hiện kiểm kê sách bằng máy quét mã vạch trên EMIS Thư viện, từ lập phiếu kiểm kê, quét sách, xác nhận sách mất đến lưu phiếu kiểm kê và tạo phiếu xuất sách khi cần.

Nội dung bài viết bao gồm cách lập phiếu kiểm kê sử dụng máy quét mã vạch, khai báo thông tin kiểm kê, quét và cập nhật tình trạng sách, xác nhận sách mất, khai báo ban kiểm kê, lưu phiếu kiểm kê và tạo phiếu xuất sách.

2. Các bước thực hiện

2.1. Bước 1: Thêm phiếu kiểm kê

Bước 1: Vào menu Sách\ chọn Kiểm kê sách\nhấn Lập phiếu kiểm kê\chọn Kiểm kê sử dụng máy quét mã vạch\ nhấn Bắt đầu kiểm kê.

 2.2. Bước 2: Khai báo thông tin chung trên phiếu kiểm kê

• Số phiếu kiểm kê: Phần mềm tự động đánh số phiếu kiểm kê, anh/chị có thể sửa lại nếu cần.
• Ngày lập biên bản: Phần mềm tự động lấy ngày hiện tại, anh/chị có thể sửa lại nếu cần.
• Ngày chốt số liệu: Phần mềm tự động lấy ngày hiện tại, anh/chị có thể sửa lại nếu cần.
• Phạm vi kiểm kê: Anh/chị chọn Tất cả hoặc chọn nhóm loại sách (kho sách) cần kiểm kê.
• Ghi chú: Nhập ghi chú nếu cần.

2.3. Bước 3: Thực hiện quét sách kiểm kê

• Nhấn chọn biểu tượng máy quét, dùng máy để quét mã vạch in trên tem/nhãn dán trên sách.
• Nhập tình trạng sách Lạc hậu, Rách nát, Mối mọt hoặc Chương trình cũ.
• Nếu quét mã vạch sách chưa có trong danh sách, hệ thống sẽ hiển thị bảng khai báo sách để bổ sung sách vào biên bản kiểm kê.
• Nhấn Thêm dòng để thêm sách vào danh sách kiểm kê

2.4. Bước 4: Xác định sách mất

Sau khi hoàn thành quét mã vạch, hệ thống sẽ thống kê danh sách sách bị mất. Anh/chị cần xác nhận bằng cách:

• Nhấn Xác nhận sách mất

• Kiểm tra lại danh sách sách bị mất. Nhấn Xác nhận.

2.5. Bước 5: Nhập Ban kiểm kê

• Tại tab Ban kiểm kê, nhấn Thêm dòng mới (hoặc nhấn phím Tab).
• Chọn thành viên ban kiểm kê từ danh sách cán bộ trường. Nhập thêm vai trò cho cán bộ kiểm kê (Nếu cần)
• Sử dụng các nút điều hướng để sắp xếp/xóa danh sách ban kiểm kê.

2.6. Bước 6: Nhấn Lưu hoặc Lưu và xuất sách

• Nhấn Lưu để lưu phiếu kiểm kê.
• Hoặc nhấn Lưu và xuất sách nếu muốn đồng thời tạo phiếu xuất sách.

Khi chọn Lưu và xuất sách, hệ thống sẽ tự động tạo phiếu xuất gồm:

• Các sách được đánh dấu Mất.
• Các sách được đánh dấu Còn nhưng có tình trạng Rách nát, Mối mọt, Chương trình cũ hoặc Lạc hậu.

Sau khi phiếu xuất được tạo, anh/chị cần nhấn Lưu trên phiếu xuất để lưu phiếu xuất.

Anh/chị có thể tham khảo hướng dẫn xuất sách tại đây