[EMIS Thư viện] Làm thế nào khi chọn Ký hiệu phân loại báo lỗi dữ liệu không có trong danh mục?

1. Tổng quan

Khi thực hiện nhập khẩu phiếu nhập sách hoặc nhập khẩu biên mục sách từ file Excel, anh/chị có thể gặp thông báo lỗi “Dữ liệu không có trong danh mục” tại trường Ký hiệu phân loại.

Nguyên nhân thường do Ký hiệu phân loại chưa được khai báo trên hệ thống, file Excel đang sử dụng chưa cập nhật danh mục mới nhất hoặc dữ liệu nhập không đúng danh sách cho phép.

Bài viết này hướng dẫn anh/chị kiểm tra Ký hiệu phân loại, tải lại file mẫu Excel mới nhất và thực hiện nhập khẩu thành công.

2. Các bước thực hiện

Trường hợp 1: Ký hiệu phân loại chưa có trên hệ thống

Nguyên nhân:

File import chứa Ký hiệu phân loại chưa được khai báo trong danh mục nên hệ thống không đối chiếu được dữ liệu.

Cách xử lý:

1. Truy cập danh mục Ký hiệu phân loại trên phần mềm.
2. Kiểm tra mã cần sử dụng đã tồn tại chưa.
3. Nếu chưa có, thực hiện thêm mới Ký hiệu phân loại.

Trường hợp 2: Đã thêm Ký hiệu phân loại nhưng vẫn báo lỗi

Nguyên nhân:

Anh/chị đang sử dụng file Excel mẫu cũ được tải trước khi bổ sung danh mục nên chưa cập nhật dữ liệu mới nhất.

Cách xử lý:

1. Quay lại màn hình nhập khẩu phiếu nhập sách hoặc nhập khẩu biên mục sách.
2. Tải lại file Excel mẫu mới nhất từ hệ thống.
3. Sao chép dữ liệu sang file mới và thực hiện nhập khẩu lại.

Trường hợp 3: Nhập Ký hiệu phân loại không đúng dữ liệu cho phép

Nguyên nhân:

Anh/chị nhập tay hoặc chỉnh sửa giá trị tại cột Ký hiệu phân loại khác với danh sách hệ thống cung cấp trong file Excel.

Cách xử lý:

1. Mở file Excel nhập khẩu.
2. Tại cột Ký hiệu phân loại, chọn giá trị từ danh sách có sẵn trên file.
3. Không nhập thủ công hoặc chỉnh sửa thành giá trị ngoài danh sách.

3. Lưu ý

• Sau khi bổ sung mới các danh mục dùng cho nhập khẩu như Ký hiệu phân loại, Nhà xuất bản, Kho sách,…, anh/chị cần tải lại file Excel mẫu mới nhất trước khi thực hiện import.
• Khi nhập khẩu phiếu nhập sách hoặc nhập khẩu biên mục sách, trường Ký hiệu phân loại bắt buộc phải chọn đúng giá trị trong danh sách có sẵn trên file Excel, không nhập dữ liệu tự do.