[EMIS Khoản thu] Báo cáo BC06 không khớp với danh sách theo dõi buổi sử dụng

1. Tổng quan

Bài viết hướng dẫn cách đối chiếu và xử lý khi số lượng thực tế trên danh sách theo dõi số buổi sử dụng không khớp với cột “Số đã sử dụng tháng này” trên báo cáo HP-BC06 – Bảng tổng hợp số lượng hoàn trả hàng tháng. Nội dung bao gồm nguyên nhân, cách lấy số liệu và các bước xử lý chi tiết.

2. Cách lấy số liệu

Số lượng thực tế trên Danh sách theo dõi số buổi sử dụng được xác định theo số lượng học sinh đã đăng ký khoản thu thực tế tại đây.

Trên báo cáo HP-BC06 – Bảng tổng hợp số lượng hoàn trả hàng tháng, cột “Số đã sử dụng tháng này” được lấy như sau:

• Nếu đã chốt đợt thu: Lấy theo số liệu tại cột “SL thực tế” ở bảng chốt đợt thu
• Nếu chưa chốt đợt thu: Lấy theo số liệu tại cột “Số lượng” của đợt thu đã lập

3. Cách xử lý

Nguyên nhân 1: Đợt thu được lập trước khi nhập ghi nhận số lượng thực tế (số buổi sử dụng).

Số lượng ghi nhận thực tế đã đúng nhưng Báo cáo HP-BC06 – Bảng tổng hợp số lượng hoàn trả hàng tháng chưa lên đúng.

Giải pháp 1: Sau khi Ghi nhận số lượng thực tế, vào lại đợt thu cần cập nhật để cập nhật lại số lượng tương ứng theo các bước sau.

Bước 1: Tại menu góc bên tay trái màn hình chọn Quản lý thu/ nhấn tab Đợt thu.

Bước 2: Trên màn hình hiển thị danh sách các tháng thu, chọn tháng cần lấy số lượng sử dụng, sau đó nhấn vào biểu tượng dấu ba chấm ở góc phải màn hình, chọn Lấy số lượng sử dụng.

Tích chọn Ghi nhận số lượng thực tế (SLTT), phần mềm sẽ lấy số buổi sử dụng từ màn hình Ghi nhận số lượng thực tế.

• Chọn khoản thu áp dụng: Chọn khoản thu cần lấy số lượng sử dụng.
• Chọn tháng ghi nhận: Chọn tháng theo thời điểm ghi nhận số liệu điểm danh.

Bước 3: Nhấn Đồng ý.

• Phần mềm sẽ cập nhật lại số lượng theo đúng ghi nhận thực tế. Sau khi cập nhật xong, quay lại báo cáo HP-BC06 – Bảng tổng hợp số lượng hoàn trả hàng tháng để kiểm tra số liệu.

Nguyên nhân 2: Khi lập đợt thu đã lấy số liệu thực tế nhưng khi chốt đợt thu có sửa lại số lượng thực tế.

Báo cáo HP-BC06 – Bảng tổng hợp số lượng hoàn trả hàng tháng hiển thị số liệu đúng nhưng bảng chốt đợt thu lên chưa đúng.

Khi chốt đợt thu, anh/chị đã chỉnh sửa lại số lượng thực tế, sau đó thực hiện chốt đợt thu, dẫn đến số lượng đã ghi nhận trước đó không khớp với số liệu trong bảng chốt đợt thu.

Giải pháp: Vào danh sách số buổi sử dụng phần mềm lấy số lượng thực tế và kiểm tra lại phần đăng ký số lượng thực tế.

Bước 1: Chọn menu Hệ thống → Tiện ích → Ghi nhận số lượng thực tế.

Bước 2: Tại màn hình Ghi nhận số lượng thực tế kiểm tra tổng số lượng đăng ký đã đúng chưa.

• Chọn lớp, khoản thu cần kiểm tra.
• Kiểm tra lại số lượng tổng số đã ghi nhận có đúng với thực tế hay chưa.