[EMIS Khoản thu] Ghi nhận thu thừa/ thiếu khoản thu

1. Tổng quan

Trong quá trình thanh toán học phí có thể phát sinh chênh lệch giữa số tiền phụ huynh đã nộp và số tiền cần thu thực tế, dẫn đến tình trạng thu thừa hoặc thu thiếu so với đợt thu đã lập. Những chênh lệch này cần được ghi nhận lại để đảm bảo dữ liệu thu chi chính xác và phục vụ đối soát.

Bài viết hướng dẫn cách ghi nhận thu thừa/thiếu khoản thu trên phần mềm EMIS Khoản thu, áp dụng cho cả trường hợp phát sinh khi thanh toán từ SISAP hoặc không thanh toán qua SISAP.

Nội dung bao gồm: Các bước ghi nhận thu thừa/thiếu theo từng học sinh hoặc theo đợt thu và lưu ý khi thực hiện.

2. Các bước thực hiện

Trường hợp 1: Ghi nhận theo học sinh

Bước 1: Tại menu góc bên tay trái màn hình chọn Quản lý thu/ nhấn tab Đợt thu.

Trên màn hình hiển thị danh sách các tháng thu, anh/chị chọn tháng cần ghi nhận thu thừa/thiếu, sau đó nhấn vào biểu tượng dấu ba chấm ở góc phải màn hình, nhấn Ghi nhận thu thừa/ thiếu khoản thu.

Bước 2: Thiết lập ghi nhận thu thừa/thiếu khoản thu.

Tích chọn “Chỉ ghi nhận thu thừa/thiếu từ SISAP” trong trường hợp phụ huynh có sử dụng SISAP và thực hiện thanh toán qua SISAP, nếu không sử dụng SISAP thì không cần tích chọn.

Bước 3: Chọn thông tin học sinh, đợt thu cần ghi nhận.

• Trước điều chỉnh: Là số tiền đã thanh toán trên SISAP khi lập đợt thu.
• Nếu phát hiện học sinh chỉ cần nộp ít hơn/nhiều hơn số tiền đã nộp, chỉnh sửa tại cột Sau điều chỉnh. Phần mềm tự động tính số tiền chênh lệch:
  • Số dương (+): Học sinh nộp thiếu tiền.
  • Số âm (-): Học sinh nộp thừa tiền.

Bước 4: Nhấn Lưu.

• Trường hợp tiền phụ huynh nộp thừa qua SISAP:
  • Nhấn Xử lý tiền thừa.
  • Cách thức ghi nhận chọn Ghi nhận thành số dư để bù trừ cho các kỳ sau.
  • Nhấn Lưu.

Lưu ý: Không thể ghi nhận thu thừa/thiếu nếu học sinh đã được xử lý tiền thừa trước đó.

Trường hợp 2. Ghi nhận theo đợt thu

Bước 1: Tại menu góc bên tay trái màn hình chọn Quản lý thu/ nhấn tab Đợt thu.

Trên màn hình hiển thị danh sách các tháng thu, anh/chị chọn tháng cần ghi nhận thu thừa/thiếu, sau đó nhấn vào biểu tượng dấu ba chấm ở góc phải màn hình, nhấn Ghi nhận thu thừa/ thiếu khoản thu.

Bước 2: Thiết lập ghi nhận thu thừa/thiếu khoản thu.

Tích chọn “Chỉ ghi nhận thu thừa/thiếu từ SISAP” trong trường hợp phụ huynh có sử dụng SISAP và thực hiện thanh toán qua SISAP, nếu không sử dụng SISAP thì không cần tích chọn.

Chọn thông tin Đợt thu / Khoản thu / Lớp cần ghi nhận.

Bước 3: Thực hiện điều chỉnh lần lượt cho từng học sinh.

• Trước điều chỉnh: Là số tiền đã thanh toán trên SISAP khi lập đợt thu.
• Nếu phát hiện học sinh chỉ cần nộp ít hơn/nhiều hơn số tiền đã nộp, chỉnh sửa tại cột Sau điều chỉnh. Phần mềm tự động tính số tiền chênh lệch:
  • Số dương (+): Học sinh nộp thiếu tiền.
  • Số âm (-): Học sinh nộp thừa tiền.
  • Nhấn Lưu.

• Trường hợp tiền phụ huynh nộp thừa qua SISAP:
  • Nhấn Xử lý tiền thừa.
  • Cách thức ghi nhận chọn Ghi nhận thành số dư để bù trừ cho các kỳ sau.
  • Nhấn Lưu.

3. Lưu ý

Anh/chị cần cẩn thận khi thực hiện thao tác này, vì mỗi khoản thu trong đợt thu chỉ được phép điều chỉnh một lần và không thể sửa hoặc xóa sau khi đã thực hiện.