Lập và phát hành hóa đơn đúng thời điểm, tuân thủ theo nghị định 310/2025/NĐ-CP

I. Tổng quan

Nghị định 70/2023/NĐ-CP, quy định về Thời điểm lập hóa đơn, thời điểm ký số đồng thời thay đổi quy định xử phạt với các hành vi lập hóa đơn sai thời điểm. Chi tiết quy định xem tại đây. 

Để đảm bảo thực hiện đúng quy định, kế toán nên:

• Lập hóa đơn đúng thời điểm
• Phát hành, ký số đúng thời điểm

Bài viết hướng dẫn kế toán lập và phát hành hóa đơn đúng thời điểm để tránh bị xử phạt. Tổng quan gồm:

• Xác định khoản thu dịch vụ
• Thiết lập tự động lập và phát hành hóa đơn
• Nhận thông báo về hóa đơn tự động phát hành
• Kiểm tra dữ liệu.

Trước phiên bản R213:  Phần mềm cho phép lập và phát hành hóa đơn ngay khi thu được tiền hoặc học sinh chưa thu tiền nhưng đã hoàn thành cung cấp dịch vụ. Để lập hóa đơn, hàng ngày, kế toán phải kiểm tra các giao dịch đã thu tiền để lập và phát hành hóa đơn đúng thời điểm:
+ Nếu phụ huynh nộp tiền ngoài giờ hành chính, kế toán không biết để lập hóa đơn đúng thời điểm mà sang hôm sau mới kiểm tra để lập được.
+ Kế toán có thể quên phát hành đúng thời điểm các hóa đơn đã lập, hoặc không kiểm tra lại các hóa đơn phát hành không thành công

Từ phiên bản R213: Phần mềm bổ sung các tính năng hỗ trợ kế toán lập và phát hành hóa đơn đúng thời điểm theo quy định của cơ quan thuế.

II. Các bước thực hiện

Bước 1: Xác định khoản thu dịch vụ

Tại trường học, tiền học phí, tiền ăn bán trú, tiền nước uống, trông xe, trông trẻ được xác định là khoản thu dịch vụ.  Các khoản thu dịch vụ vào cuối kỳ thu khi hoàn thành cung cấp dịch vụ có thể phát hành hóa đơn kể cả khi chưa thu được tiền

Để lập và phát hành hóa đơn chưa thu vào cuối kỳ thu, anh/chị cần xác định được khoản thu nào là khoản thu dịch vụ trên phần mềm theo 2 cách sau:

Cách 1: 

1. Vào Lập kế hoạch thu/Danh sách khoản thu/Sửa khoản thu.

2. Tại màn hình sửa khoản thu, anh/chị tích chọn tại ô Cho phép xuất hóa đơn và Khoản thu dịch vụ với những tiền học phí, tiền ăn bán trú…Sau đó nhấn Lưu.

 

Cách 2:

1. Vào Lập kế hoạch thu/Danh sách khoản thu. Nhấn biểu tượng dấu (…) chọn Phân loại thời điểm xuất hóa đơn

2. Tích chọn khoản thu dịch vụ với các khoản thu như tiền bán trú, tiền học phí.. sau đó nhấn Lưu

 

Bước 2: Thiết lập tự động lập và phát hành hóa đơn

1. Vào Hệ thống/Thiết lập sử dụng,xuất hóa đơn và chứng từ

2. Tích chọn Sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử

3. Anh/Chị thực hiện thiết lập với các tùy chọn phù hợp:

 

THIẾT LẬP	MÔ TẢ
Các khung giờ tự động lập và phát hành HĐĐT	– Nếu không chọn khung giờ hệ thống mặc định sẽ tự động lập và phát hành vào 3 khung giờ: 18h; 20h; 23h – Có thể chọn lại theo nhu cầu, tối đa 3 khung giờ.
Tự động lập HĐĐT
Tự động lập hóa đơn điện tử theo khung giờ	– Nếu tích chọn => Tự động tích chọn tại các thiết lập Ký hiệu mặc định; Lập HĐĐT cho khoản thu chưa thu tiền; Lập HĐĐT cho khoản thu đã thu tiền
Ký hiệu mặc định	Lựa chọn ký hiệu hóa đơn bán hàng hoặc hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền
Lập HĐĐT cho khoản thu chưa thu tiền
Chỉ lập hóa đơn cho khoản thu hoàn trả khi đã chốt đợt thu
Hình thức thanh toán: TM/CK
Lập hóa đơn
Tự động phát hành HĐĐT
Tự động phát hành hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền theo khung giờ
Phát hành HĐĐT cho hóa đơn chưa thu tiền
Phát hành HĐĐT cho hóa đơn đã thu tiền được gạch nợ tự động hoặc thủ công

 

Bước 3: Nhận thông báo tự động lập và phát hành hóa đơn

Sau khi hoàn thành thiết lập tự động lập và phát hành hóa đơn, phần mềm sẽ tự động lập/phát hành hóa đơn và gửi thông báo để anh/chị dễ dàng theo dõi