[EMIS Khoản thu] Sổ thu và thanh toán

Để phục vụ công tác quản lý và theo dõi, báo cáo Sổ thu và thanh toán được sử dụng nhằm tổng hợp tình hình thu và thanh toán bao gồm chỉ tiêu: thông tin học sinh, số lượng, số tiền thu mới, thu thừa và số dư.

Báo cáo này phục vụ đối chiếu quá trình thu, thanh toán và sử dụng số dư của học sinh. Trường hợp cần xem hoặc in báo cáo tồn, tồn lũy kế, suất ăn tồn hoặc số lượng còn lại của học sinh theo khoản thu hoàn trả thì được hướng dẫn ở bài viết khác. Anh/chị sẽ sử dụng báo cáo HP-BC06: Bảng tổng hợp số lượng hoàn trả hàng tháng để xem chi tiết.

Nội dung:

• Hướng dẫn chi tiết các bước thực hiện xem và in báo cáo.
• Giải thích các tham số và tùy chọn khi lập báo cáo.

Để xem được Sổ thu và thanh toán, thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Tại tab menu chọn Báo cáo, tìm đến báo cáo cần xem, nhấn đúp chuột Sổ thu và thanh toán.

Bước 2: Khai báo các tham số trên báo cáo:

• Chọn mẫu báo cáo Sổ thu và thanh toán cần in, phần mềm có 3 mẫu cho lựa chọn:
  • Mẫu rút gọn: Mẫu A4 ngang, hiển thị thông tin: ngày thu, số chứng từ, họ và tên, tên khoản thu, số lượng tồn lũy kế, số tiền tồn, số lượng mua mới, số tiền mua mới, thu mới, tiền thừa,…
  • Mẫu ghép trang: Mẫu A4 dọc, có các cột giống mẫu rút gọn (không hiển thị số tồn của khoản thu hoàn trả giúp kế toán tập trung kiểm tra số tiền thực thu).
  • Mẫu đầy đủ: Mẫu A4 ngang, có thêm cột số Sử dụng số dư so với cột rút gọn.
• Thời gian: Phần mềm cho phép lựa chọn kỳ báo cáo theo thời gian hoặc theo đợt thu.
  • VD: Có đợt thu tháng 1/2025 thu tiền từ ngày 01/01/2025 đến ngày 15/02/2025.
    Đợt thu tháng 2/2025 thu tiền từ ngày 01/02/2025 đến ngày 28/02/2025.
    Khi xem báo cáo chọn đợt thu tháng 2 thì báo cáo sẽ lấy số liệu từ 01/02/2025 đến ngày 28/02/2025 của học sinh trong đợt thu tháng 2.
    Khi xem báo cáo chọn thời gian thu tháng 2 thì báo cáo sẽ lấy số liệu từ 01/02/2025 đến ngày 28/02/2025 của học sinh trong đợt thu tháng 1 và đợt thu tháng 2.
• Chọn In theo:

• • Lớp: Phần mềm lấy lên thông tin lớp, sĩ số, số học sinh đăng ký tháng, số lượng phải thu tháng, số tồn sử dụng trong tháng, số mua mới tháng, số tồn cuối tháng, ghi chú.
  • Học sinh: Khi chọn xem báo cáo chi tiết cho học sinh, phần mềm sẽ hiển thị chi tiết: Họ tên học sinh, ngày sinh, số lượng phải thu tháng, số tồn sử dụng trong tháng, số mua mới tháng, số tồn cuối tháng, ghi chú.
  • Có thể lựa chọn phạm vi hiển thị theo một trong các hình thức sau:

• • • Toàn trường: Hiển thị chi tiết học sinh toàn trường
    • Khối: Hiển thị chi tiết học sinh khối
    • Lớp: Hiển thị chi tiết học sinh lớp
• Xem theo: Khoản thu hoặc Nhóm khoản thu, chọn khoản thu/nhóm khoản thu cần in.
• Tùy chọn in:
  • Mỗi lớp 1 danh sách: Tất cả (in tất cả học sinh miễn giảm trên một danh sách, không tách trang giữa các lớp), Tất cả (in mỗi lớp một danh sách), theo Khối (in mỗi lớp một danh sách), theo Lớp
  • Hiển thị học sinh chưa hoàn trả: muốn xem số buổi tồn của cả những học sinh đã nghỉ học nhưng chưa nhận lại tiền thừa (với những đơn vị thu tiền trước)
  • Chỉ hiện thị học sinh đã thu tiền: hiển thị danh sách học sinh đã thu tiền
  • Hiển thị tổng mỗi ngày: hiển thị dòng tổng cộng sau mỗi ngày
  • Hiển thị số thừa âm:
  • Tự động điều chỉnh độ rộng cột và khổ giấy: chỉ mẫu đầy đủ mới có ô tích này
• Ngày lập biểu: Nhập ngày lập báo cáo.
• Chân chữ ký: Nhấn Tùy chỉnh hiển thị chữ ký để thiết lập lại phần chữ ký của báo cáo đó.

Bước 3: Nhấn Lấy dữ liệu và kiểm tra số liệu trên báo cáo.

• Để tải báo cáo, anh/chị nhấn Xuất khẩu (góc trên bên phải màn hình báo cáo), sau đó chọn định dạng cần tải: PDF, Word hoặc Excel.

Lưu ý: Báo cáo không hiển thị học sinh Không đăng ký và không có Số dư.

3. Câu hỏi thường gặp

3.1. Sổ thu và thanh toán lên không số lượng tồn lũy kế lên không đúng

Ví dụ: Học sinh Nguyễn Mai Anh có 10 buổi học hè tồn từ tháng 5 và đã thực hiện hoàn trả. Tuy nhiên, khi xem Sổ thu và thanh toán của tháng 6 báo cáo vẫn hiển thị 10 buổi tồn lũy kế.

Nguyên nhân: Do Ngày hoàn trả đang để trống hoặc lớn hơn thời gian của kỳ báo cáo. Hệ thống chỉ tính số lượng đã hoàn trả vào báo cáo khi Ngày hoàn trả nhỏ hơn ngày thuộc đợt thu đang xem trên báo cáo. Vì vậy, nếu ngày hoàn trả không phù hợp, số lượng tồn lũy kế vẫn được hiển thị.

Giải pháp

Bước 1: Tại menu góc trái, nhấn Sổ phải thu, phải trả, chọn tab Danh sách hoàn trả.

Bước 2: Kiểm tra các thông tin:

• Ngày ghi nhận: Hệ thống mặc định là ngày hiện tại, có thể chỉnh sửa nếu cần.
• Ngày hoàn trả: Cập nhật đúng thời điểm cần hoàn trả.

Lưu ý: Đảm bảo Ngày hoàn trả nhỏ hơn ngày thuộc đợt thu của kỳ đang xem trên báo cáo. Sau khi cập nhật đúng, báo cáo Sổ thu và thanh toán sẽ hiển thị số lượng tồn lũy kế chính xác.