2. Các bước thực hiện
Để xem được HP-BC06: Bảng tổng hợp số lượng hoàn trả hàng tháng, thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Tại tab menu chọn Báo cáo, tìm đến báo cáo cần xem, nhấn đúp chuột HP-BC06: Bảng tổng hợp số lượng hoàn trả hàng tháng.
Bước 2: Khai báo các tham số trên báo cáo:
- Báo cáo sẽ lấy theo tên khoản thu và thời gian xem báo cáo, ví dụ: TỔNG HỢP SỮA HỌC ĐƯỜNG THÁNG 4.
- Thời gian: Phần mềm cho phép lựa chọn kỳ báo cáo theo tháng, học kỳ (I, II) hoặc theo năm.
- Chọn In theo:
- Lớp: Phần mềm lấy lên thông tin lớp, sĩ số, số học sinh đăng ký tháng, số lượng phải thu tháng, số tồn sử dụng trong tháng, số mua mới tháng, số tồn cuối tháng, ghi chú.
- Học sinh: Khi chọn xem báo cáo chi tiết cho học sinh, phần mềm sẽ hiển thị chi tiết: Họ tên học sinh, ngày sinh, số lượng phải thu tháng, số tồn sử dụng trong tháng, số mua mới tháng, số tồn cuối tháng, ghi chú.
- Anh/chị có thể lựa chọn phạm vi hiển thị theo một trong các hình thức sau:
- Toàn trường: Hiển thị chi tiết học sinh toàn trường
- Khối: Hiển thị chi tiết học sinh khối
- Lớp: Hiển thị chi tiết học sinh lớp
- Xem theo: Khoản thu hoặc Nhóm khoản thu, chọn khoản thu/nhóm khoản thu cần in.
- Tùy chọn in:
- Thống kê tất cả học sinh chưa hoàn trả: Thống kê cả số liệu của những học sinh không đăng ký tháng này nhưng tháng trước có tồn, có trong đợt thu. Thống kê cả số liệu của những học sinh không có trong đợt thu tháng này, tháng trước có tồn nhưng số buổi tồn không được sử dụng trong đợt thu hoặc chưa được ghi nhận hoàn trả.
- Lấy lên Tồn lũy kế: Hiển thị thêm cột Số tồn lũy kế đầu tháng và Số tồn lũy kế cuối tháng trên báo cáo.
- Ngày lập biểu: Nhập ngày lập báo cáo.
- Chân chữ ký: Nhấn Tùy chỉnh hiển thị để thiết lập lại phần chữ ký của báo cáo.
Bước 3: Nhấn Lấy dữ liệu và kiểm tra số liệu trên báo cáo. Anh/chị có thể chọn Xuất khẩu để tải file dưới nhiều định dạng (PDF, Excel, Word)
3. Câu hỏi thường gặp
3.1. Khi xem báo cáo HP-BC06: Bảng tổng hợp số lượng hoàn trả hàng tháng, ghi chú “Tháng … đã trả … buổi” có ý nghĩa như thế nào?
Trả lời: Ghi chú trên báo cáo thể hiện tháng phát sinh khoản hoàn trả, không phải tháng đang xem báo cáo.
Ví dụ: Khi xem báo cáo của tháng 7, nếu học sinh được hoàn trả cho khoản thu của tháng 6 thì cột Ghi chú sẽ hiển thị: “Tháng 6 đã trả … buổi”.
Để kiểm tra chi tiết khoản hoàn trả, anh/chị thực hiện:
- Tại menu góc trái, nhấn Sổ phải thu, phải trả.
- Chọn tab Danh sách hoàn trả.
- Tìm đến học sinh cần kiểm tra.
=> Phần mềm sẽ hiển thị thông tin hoàn trả của học sinh, bao gồm khoản thu được hoàn trả và tháng phát sinh khoản hoàn trả, giúp đối chiếu với nội dung ghi chú trên báo cáo.
3.2. Tại sao xem báo cáo tổng hợp hoàn trả không thấy số tồn lũy kế cuối tháng?
Vấn đề: Khi xem Báo cáo tổng hợp hoàn trả, cột Số tồn lũy kế cuối tháng không hiển thị số liệu.
Nguyên nhân: Các khoản tiền tồn chưa được sử dụng mà không hiển thị trên cột tồn lũy kế thì khi xem báo cáo, anh/chị chưa tích chọn tùy chọn Lấy lên tồn lũy kế trong phần tham số báo cáo. Vì vậy, phần mềm chỉ hiển thị số liệu phát sinh trong kỳ và không lấy số tiền hoặc số buổi còn tồn từ các tháng trước chuyển sang, dẫn đến cột Số tồn lũy kế cuối tháng không có dữ liệu.
Cách khắc phục, Thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Vào Báo cáo và mở Báo cáo tổng hợp hoàn trả.
Bước 2: Chọn các tham số cần xem báo cáo như thời gian, đợt thu, lớp… theo nhu cầu.
Bước 3: Tại phần tham số báo cáo, tích chọn ô Lấy lên tồn lũy kế.
Bước 4: Nhấn Đồng ý hoặc Xem báo cáo để phần mềm tải lại dữ liệu.
Sau khi tích chọn tùy chọn này, phần mềm sẽ hiển thị đầy đủ số liệu tại cột Số tồn lũy kế cuối tháng, bao gồm cả số tồn được chuyển từ các kỳ trước sang (nếu có).
3.3. Tại sao báo cáo hiển thị ghi chú “Không có đợt thu nhưng có số tồn”?
Vấn đề: Khi xem báo cáo, tại cột Ghi chú của một số học sinh hiển thị nội dung “Không có đợt thu nhưng có số tồn”.
Nguyên nhân: Học sinh không được lập trong đợt thu đang xem báo cáo, nhưng vẫn còn số dư hoặc số buổi tồn từ các kỳ trước chuyển sang.
Ví dụ:
- Học sinh còn dư tiền hoặc còn tồn buổi ăn từ tháng trước.
- Tháng hiện tại nhà trường không lập đợt thu cho học sinh đó (do nghỉ học, chuyển lớp, không tham gia khoản thu…), nhưng số tồn của kỳ trước vẫn được theo dõi trên báo cáo.
Do đó, phần mềm hiển thị ghi chú “Không có đợt thu nhưng có số tồn” để thông báo rằng học sinh không thuộc đợt thu hiện tại nhưng vẫn còn số tồn cần theo dõi.
