2. Xem chi tiết công nợ của học sinh
Mục tiêu: Giúp Anh/Chị tra cứu nhanh và xem toàn bộ lịch sử các kỳ thu cùng trạng thái thanh toán của một học sinh cụ thể.
Các bước thực hiện:
- Truy cập vào mục Quản lý thu → Học sinh. Màn hình sẽ hiển thị danh sách toàn bộ học sinh cùng với tổng công nợ của từng em.
- Nhấn vào tên của học sinh mà Anh/Chị cần xem.
- Nhấp và 1 kỳ thu để xem chi tiết phiếu thu tương ứng của kỳ đó
3. Lập Phiếu thu và Xác nhận thu tiền
Mục tiêu: Giúp Anh/Chị ghi nhận một khoản thanh toán từ phụ huynh vào hệ thống một cách nhanh chóng và chính xác.
Các bước thực hiện:
- Trong trang chi tiết công nợ của học sinh, xác định kỳ thu cần thanh toán và nhấn nút Thu tiền.
- Trên màn hình PHIẾU THU, điền các thông tin cơ bản của giao dịch:
- Ngày thu: Chọn ngày thực tế nhận được tiền.
- Hình thức thu: Chọn phương thức thanh toán (Tiền mặt, Chuyển khoản,…).
- Tài khoản nhận tiền: Chọn tài khoản ngân hàng hoặc quỹ tiền mặt của nhà trường.
- Tại danh sách các kỳ thu, Anh/Chị có thể:
- Thu cho nhiều kỳ: Tích chọn thêm các kỳ thu khác nếu phụ huynh thanh toán gộp.
- Số tiền nhận: Nhập chính xác số tiền thực tế nhận được từ phụ huynh.
- Nhấn Xác nhận để hoàn tất.
4. Xử lý các trường hợp thu tiền đặc biệt
Mục tiêu: Giúp Anh/Chị xử lý đúng các tình huống phát sinh khi thu tiền như phụ huynh nộp thừa, nộp thiếu hoặc muốn sử dụng số dư có sẵn.
Các trường hợp và cách xử lý:
Trường hợp 1: Phụ huynh nộp thừa tiền
- Nhập Số tiền nhận lớn hơn Tổng thu, hệ thống sẽ tự động tính ra Số tiền thừa.
- Lựa chọn cách xử lý số tiền thừa:
- Ghi vào số dư (mặc định): Tiền thừa sẽ được ghi nhận vào tài khoản số dư của học sinh để trừ vào các lần thanh toán sau.
- Hoàn tiền: Ghi nhận và thực hiện hoàn trả lại cho phụ huynh.
- Nhấn Xác nhận.
Trường hợp 2: Phụ huynh nộp thiếu tiền (thanh toán một phần)
- Nhập Số tiền nhận nhỏ hơn tổng phải thu, hệ thống sẽ tự động tính toán Số tiền thiếu.
- Nhấn Xác nhận.
- Sau khi xác nhận, hệ thống sẽ ghi nhận khoản thanh toán một phần này. Tại màn
hình chi tiết công nợ của học sinh, kỳ thu đó sẽ vẫn hiển thị số tiền còn lại cần
phải thu.
Trường hợp 3: Sử dụng số dư để thanh toán
- Nếu học sinh có tiền trong tài khoản, khi lập phiếu thu, Anh/Chị tích chọn vào mục Sử dụng số dư.
- Hệ thống sẽ tự động dùng số dư để cấn trừ vào công nợ. Nếu số dư không đủ, Anh/Chị chỉ cần nhập thêm số tiền còn thiếu.
- Nhấn Xác nhận.
5. Xem lịch sử thu tiền và số dư
Mục tiêu: Giúp Anh/Chị dễ dàng tra cứu lại chi tiết các lần thanh toán và theo dõi lịch sử sử dụng số dư của học sinh.
Các bước thực hiện:
- Nhấp vào 1 kỳ thu tiền, vào tab lịch sử thu để xem chi tiết, đồng thời biết được trạng thái của kỳ thu đó là đã thu đủ hay chưa thu đủ
- Để xem chi tiết các giao dịch nộp thừa hoặc sử dụng số dư, truy cập vào mục Lịch sử biến động số dư.
