Khai báo danh mục khoản thu

I. Thêm khoản thu

1. Vào Quản lý thu, tại Quy trình chọn Danh mục Khoản thu.
2. Chọn Thêm khoản thu.
3. Khai báo thông tin khoản thu (Lưu ý: Những thông tin đánh dấu sao đỏ bắt buộc nhập)
   • Tên khoản thu: Nhập tên khoản thu (VD: Tiền ăn bán trú)
   • Đơn giá: Nhập đơn giá tính của khoản (VD: 50.000)
   • Đơn vị tính: Chọn đơn vị tính tương ứng với đơn giá của khoản trong danh mục (VD: Ngày)
   • Nếu muốn thêm nhanh khoản vào Nhóm khoản thu, tích chọn Thuộc nhóm khoản thu:
     • Chọn Nhóm khoản thu trong danh mục
     • Trường hợp chưa có nhóm khoản thu, chọn Thêm nhóm khoản thu và làm theo hướng dẫn chi tiết tại mục Thêm nhóm khoản thu
   • Thời điểm thu: 
     • Thu trước (Dự kiến): Phù hợp những khoản Nhà trường thu trước của học sinh (VD: Khi lập Kỳ thu T3/2025, Nhà trường thu trước các khoản Học phí; Tiền ăn bán trú; Phí Cơ sở vật chất, Học phẩm;…)
     • Thu sau (Thực tế sử dụng): Phù hợp những khoản đã phát sinh và Nhà trường thu sau theo thực tế sử dụng (VD: Khi lập Kỳ thu T3/2025, Nhà trường thu những khoản đã phát sinh của Tháng 2/2025 như: Trông muộn; Trông thứ 7;…)
   • Tần suất thu:
     • Chu kỳ: Theo khoảng thời gian cố định, lặp đi lặp lại (VD: Học phí thu Hàng tháng; Hàng năm; 3 tháng/lần;…)
       Nhập Chu kỳ thu tương ứng của khoản.
       
     • Tùy biến (Lập kế hoạch thủ công): Tần suất thu không cố định, tùy biến khi phát sinh (VD: Phí tham quan, dã ngoại thu khi phát sinh)
   • Thiết lập số lượng thu:
     • Số lượng cố định: Nhập số lượng mặc định muốn thu của khoản, khi lập kỳ thu phần mềm tự động lấy lên số lượng này
     • Căn cứ theo số ngày học thực tế của tháng: Tích chọn những ngày học muốn tính số lượng (VD: Tích chọn T7 -> Phần mềm tự động tính lên Tháng 3 có 4 ngày thứ 7; Tháng 4 có 5 ngày thứ 7;… theo lịch thực tế)
     • Căn cứ theo sổ sử dụng thực tế:
       • Chọn sổ làm căn cứ: Chọn sổ để phần mềm có căn cứ lấy lên số lượng thu  của khoản (Bao gồm: Sổ điểm danh Lớp chính; Sổ điểm danh Lớp năng khiếu; Sổ chấm ăn; Sổ trông muộn)
       • Công thức tính: Thiết lập số lượng thu được tính tương ứng với dữ liệu nào trong khoảng (VD: Khoản Trông muộn căn cứ vào Sổ trông muộn; SL thu = Số block trông muộn)
   • Hoàn trả: Tích chọn nếu khoản thu trước và Nhà trường có hoàn trả khi học sinh không sử dụng:
     • Đơn giá hoàn trả: Nhập đơn giá hoàn trả của khoản
     • Trường hợp muốn phần mềm tự động lấy lên số lượng hoàn trả, tích chọn
       Căn cứ theo sổ sử dụng thực tế. Chọn Sổ làm căn cứ và thiết lập Công thức tính SL hoàn trả.
     • Trường hợp chọn hoàn trả theo sổ sử dụng thực tế mặc định đơn vị tính hoàn trả là Ngày, còn lại mặc định lấy theo đơn vị thu của khoản đã chọn bên trên.
   • Phần mềm tự động tích chọn Hiển thị thông tin Số lượng & Đơn giá thu/hoàn trả tại phiếu thu tiền trên ứng dụng EMIS Phụ huynh & Giáo viên (VD: Tiền ăn 22 ngày x 50.000). Trường hợp muốn rút gọn trên phiếu thu, anh/chị có thể bỏ tích chọn.
4. Nhấn Lưu để thêm khoản thu.
5. Gợi ý thiết lập một vài khoản thu tiêu biểu

II. Chỉnh sửa/Ngừng áp dụng/Xóa khoản thu

1. Khi muốn thay đổi thông tin khoản thu, anh/chị nhấn vào biểu tượng bên dưới, chọn Chỉnh sửa:
   • Chỉnh sửa thông tin, các tính chất của khoản
   • Nhấn Lưu để cập nhật thay đổi. Những thay đổi của khoản sẽ được cập nhật với những kỳ thu tạo sau khi chỉnh sửa
2. Trường hợp khoản thu không còn áp dụng tại trường, anh/chị chọn Chỉnh sửa khoản thu rồi tắt Áp dụng, nhấn Lưu.
3. Với những khoản thu chưa phát sinh dữ liệu trong kỳ, Kế toán mới có thể xóa khoản thu bằng cách, Xác nhận xóa.

III. Thêm nhóm khoản thu

Nhà trường muốn quản lý khoản thu theo nhóm để tiện quản lý. Ví dụ: Nhóm Học phí có nhiều hệ học với đơn giá khác nhau; Nhóm các khoản thu dành cho học sinh mới nhập học;…

1. Thêm nhóm khoản thu

1. Vào Quản lý thu, tại Quy trình chọn Danh mục Khoản thu.
2. Chọn Thêm nhóm khoản thu
3. Khai báo nhóm khoản thu:
   • Tên nhóm khoản thu: Nhập tên nhóm khoản thu, đây là thông tin bắt buộc, anh/chị không để trống
   • Đăng ký kế hoạch thu cho 1 học sinh: Anh/chị thiết lập tính chất của nhóm khoản thu, chỉ được chọn 1 hay chọn nhiều khoản trong nhóm khi đăng ký kế hoạch thu cho 1 học sinh
     • Chỉ chọn 1 khoản thu trong nhóm: Chỉ được đăng ký 1 khoản thu thuộc nhóm (VD: Nhóm Học phí – 1 HS chỉ đăng ký học phí Hệ Tiêu chuẩn hoặc Hệ Chất lượng cao hoặc Hệ Quốc tế)
     • Chọn nhiều khoản thu trong nhóm: Đăng ký nhiều khoản thu thuộc nhóm  (VD: Nhóm Khoản thu dành cho HS mới được chọn nhiều khoản: Phí ghi danh; Phí cơ sở vật chất; Phí học phẩm,…)

• • Hiển thị trên phiếu thu: Thiết lập cách hiển thị tên nhóm và tên khoản thu trên phiếu thu

• • • • Nếu Chỉ chọn 1 khoản thu trong nhóm: Có thể chọn hiển thị Cả nhóm khoản thu & Khoản thu (VD: Học phí (Hệ Tiêu chuẩn)); Chỉ Nhóm khoản thu (VD: Học phí); Chỉ Khoản thu (VD:Hệ Tiêu chuẩn)
      • Nếu Chọn nhiều khoản thu trong nhóm: Mặc định luôn hiển thị đầy đủ Cả nhóm khoản thu & Khoản thu (VD: Học sinh mới nhập học (Phí ghi danh)

4. Danh sách khoản thu trong nhóm:

• • Chọn Thêm khoản thu
  • Tích chọn những khoản thu đang có muốn thêm vào nhóm
  • Nhấn vào biểu tượng bên dưới và kéo thả để di chuyển khoản thu đến thứ tự mong muốn để sắp xếp hiển thị
  • Nhấn Xác nhận để thêm nhóm khoản thu

2. Chỉnh sửa/Xóa nhóm khoản thu

1. Danh sách các nhóm khoản thu sẽ được hiển thị bên trái, thứ tự hiển thị theo sắp xếp tại Thiết lập.
2. Để chỉnh sửa khoản thu, nhấn vào biểu tượng bên dưới, chọn Chỉnh sửa:
   • Tại đây, anh/chị có thể:
     • Chỉnh sửa tên
     • Thay đổi tính chất nhóm khoản thu từ Chọn một -> Chọn nhiều khoản thu trong nhóm khi đăng ký kế hoạch thu
     • Thay đổi thiết lập lập hiển thị trên phiếu thu
     • Thêm hoặc Xóa khoản thu khỏi nhóm
     • Xóa nhóm khoản thu
   • Anh/chị thao tác tương ứng theo hướng dẫn chi tiết tại ảnh
   • Nhấn Xác nhận để cập nhật thay đổi
3. Để xóa nhóm khoản thu, anh/chị có thể thao tác như sau:
   • Tại Danh sách nhóm khoản thu, nhấn vào biểu tượng ba chấm, chọn Xóa.
   • Hoặc tại màn Chỉnh sửa nhóm khoản thu, chọn Xóa nhóm khoản thu.
   • Xác nhận xóa nhóm khoản thu
   • Sau khi xác nhận, các khoản thu thuộc nhóm sẽ được chuyển về mục nhóm Khác.

IV. Sắp xếp và hiển thị khoản thu trên phiếu thu

1. Chọn Thiết lập.
2. Trường hợp không gom nhóm khoản thu:
   • Nhấn giữ vào biểu tượng cạnh khoản thu và kéo thả đến vị trí mong muốn để sắp xếp thứ tự hiển thị khoản thu trên toàn bộ mục Quản lý thu
   • Tích chọn có Hiển thị thông tin Số lượng & Đơn giá thu/hoàn trả tại phiếu thu tiền trên ứng dụng EMIS Phụ huynh & Giáo viên (VD: Tiền ăn 22 ngày x 50.000). Trường hợp muốn rút gọn trên phiếu thu, anh/chị có thể bỏ tích chọn.
3. Trường hợp có nhóm khoản thu:
   • Nhấn giữ vào biểu tượng bên dưới và kéo thả đến vị trí mong muốn để sắp xếp thứ tự hiển thị các nhóm khoản thu và các khoản thu trong cùng 1 nhóm
   • Thiết lập cách hiển thị tên nhóm và tên khoản thu trên phiếu thu
   • Tích chọn Hiển thị SL & Đơn giá/Hoàn trả
4. Nhấn Lưu để cập nhật trên toàn bộ mục Quản lý thu.